Важная информация и советы на тему: «Утеря трудовой книжки работодателем. ответственность». В статье собраны ответы на многие сопутствующие вопросы. Если вы все же не найдете ответ, или необходимо актуализировать информацию, то обращайтесь к дежурному юристу.
Утеря трудовой книжки работодателем ответственность
Утеря трудовой книжки работодателем. ответственность
Документ пишется на имя работодателя или непосредственно организации. Заявление должно включать не только просьбу выдать дубликат, но и основание для проведения такой процедуры.
Заявление составляется на имя работодателя. Шапка документа предполагает внесение сведений и о самом работнике, и о руководителе такового.
Некоторые организации предлагают готовые банки для направления такого заявления. Следует избежать ошибок и зачеркиваний, нередко недочеты оформления приводят к отказу в принятии документа. Допускается писать заявление ручкой либо формировать на компьютере.
Если работодатель потерял трудовую книжку — что делать?
Не считая указанной выше обязанности, для работодателя законом установлены строгие санкции за утерю трудовой книжки.
Неосторожное обращение работодателя с важнейшим трудовым документом работника может привести: 1. К штрафу в размере (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- 30 000–50 000 руб. — для работодателя в статусе юрлица;
- 1 000–5 000 руб. — для директора фирмы-работодателя или работодателя в статусе ИП.
При повторных случаях утери трудовой книжки работодателем ответственность существенно ужесточается:
- юрлицо может быть оштрафовано на сумму 50 000–70 000 руб.;
- директор — на 10 000–20 000 руб.
(или же может быть дисквалифицирован на период от 1 года до 3 лет);
- ИП — на 10 000–20 000 руб.
Аналогичные штрафы выписываются, если работодатель, оформляя дубликат трудкнижки, заполнил документ с серьезными ошибками (например, исчислив неверный стаж) и отказался их исправлять.
Какова ответственность работодателя за потерю трудовой книжки сотрудника?
Кроме того, в судебном порядке сотрудник может потребовать и возмещение морального ущерба. Если трудовая книжка сотрудника не найдется, то на основании заявления работника работодатель обязан будет оформить ему дубликат трудовой книжки. Мы рекомендуем почитать о материал по этой ссылке.
Подробности в материалах Системы Кадры: 1. Вопрос из практики: Как поступить с трудовой книжкой, не полученной сотрудником в день увольнения.
Можно ли отправить ее по почте Если в день увольнения сотрудника выдать ему трудовую книжку невозможно (он отказывается получить документ или отсутствует на работе), составьте специальное и направьте его сотруднику по почте. В уведомлении укажите, что он должен явиться за трудовой книжкой или дать согласие на то, чтобы ее отправили по почте.
Со дня, в который выслано уведомление, организация освобождается от за несвоевременную выдачу трудовой книжки.
Об этом говорится в статьи 84.1 Трудового кодекса РФ.
Работодатель потерял трудовую книжку работника.
регулирует ситуацию, когда работник утратил трудовую книжку. В этом случае ему выдается дубликат. В случае же, если работодатель потерял трудовую книжку работника, то последнему также надлежит направить работодателю заявление с просьбой о выдаче дубликата трудовой книжки, т.к.
иной порядок законом не предусмотрен.
Основной негативный момент заключается в том, что для оформления дубликата работнику необходимо каким-то образом подтвердить свой стаж и периоды трудовой деятельности до момента трудоустройства к работодателю, который потерял трудовую книжку работника.
Вопрос, что делать в этом случае, напрямую законодательством не урегулирован.
Трудовое законодательство (в данном случае Трудовой кодекс РФ, Правила, Инструкция) не предусматривает конкретного списка документов, которые могли бы подтверждать стаж работы, предшествующий трудоустройству к последнему работодателю. В качестве таких
Что следует делать предприятию в связи с утерей трудовых книжек работников и как их восстановить
Прежде чем дать ответ, специалист должен разъяснить несколько ситуаций.
В период трудовой деятельности человека в какой-либо организации его трудовая книжка хранится в кадровом отделе.
Сотрудник кадровой службы не имеет права выдавать работникам трудовые книжки по их просьбе, так как законом обозначено, что данный документ отдается владельцу только после его увольнения. Если кадровик отдал его сотруднику по личной просьбе, то он нарушил правила ТК РФ.
Часто бывают такие случаи, при которых происходят изменения внутри предприятия, и расположение кадрового отдела может быть перенесено в другое место.
Правила и порядок восстановления трудовой книжки в случае утери и возможные меры ответственности для халатного работодателя
В случае возникновения такого основания работодатель обязан наложить административное взыскание на своего провинившегося сотрудника; если утеря документов произошла по причине наступления каких-либо стихийных бедствий или иных происшествий, независящих от самого работодателя.
О таком факте должен быть составлен специальный акт, который отразит все объективные причины.
Порядок действий и правила, по которым будет происходить восстановление трудовой книжки, целиком и полностью зависит от того, кто и по каким причинам потерял трудовую книжку как документ. В том случае, если речь идет о потерянном документе по вине работника, то восстанавливать данный документ ему придется за свой счет, так как именно работник несет полную ответственность за сохранность потерянного документа. Для того чтобы восстановить такой документ, работник может обратиться к тому работодателю, у которого он числился в штате до момента утери либо у которого состоит в штате на текущий момент.
Ответственность работодателя за утерю трудовой книжки работника
В соответствии с действующими правилами учета и хранения служебных документов, ответственность за сохранность трудовых книжек несет наниматель. Это предполагает своевременное назначение , которые будут вести и хранить документы (с обязательным указанием на это в должностной инструкции), и обеспечение их соответствующими атрибутами (несгораемыми шкафами, сейфами и т.п.). Ответственность нанимателей за утерю трудовой книжки наступает в следующих случаях:
- если сотрудник организации без каких-либо причин был отстранен от исполнения служебных обязанностей, уволен или переведен на иную должность;
- если наниматель не исполнил распоряжение органов по трудовым спорам, вследствие чего сотрудник не был ;
- если наниматель выдал работнику трудовую книжку с нарушением установленных сроков;
- если при заполнении документа в него были внесены заведомо ложные сведения (например, указана неадекватная причина увольнения);
- если сотрудник вообще лишен возможности трудиться.
Последний пункт является серьезным социальным ограничением, потому что организации не могут принимать на работу сотрудников, не имеющих данного документа.
В результате эти граждане теряют возможность получения дохода, а следовательно, получают право требовать с нанимателя выплаты компенсации ( ТК РФ). Ответственность нанимателя чаще всего реализуется в данных направлениях:
- если он признал вину и по собственной инициативе компенсировал сотруднику нанесенный ущерб;
- если вина нанимателя установлена комиссией по трудовым спорам (работодатель в данном случае должен исполнить ее решение в соответствии с требованиями действующего законодательства).
При утере трудовой книжки по вине нанимателя без какого-либо злого умысла, например в случае определенных форс-мажорных обстоятельств, работнику должен быть выдан ее дубликат.
Он оформляется усилиями работодателя в том же порядке, как и в случае, если бы . Случается, что после того, как работодатель потерял трудовую книжку, выдача дубликата по каким-то причинам задерживается, хотя он должен быть выдан работнику не позже 15 дней с даты написания им заявления. В этом случае сотрудник имеет право обратиться в судебные инстанции с требованием материальной компенсации ( ТК РФ).
Такая компенсация, но уже за причинение морального вреда, предусмотрена и в случаях несвоевременной выдачи трудовой книжки ( ТК РФ).
Несет ли работодатель ответственность за утерю трудовой книжки работника
Дубликат ему обязаны выдать не позднее пятнадцати дней с даты подачи заявления.
Чтобы трудовую книжку было проще восстановить, владельцу целесообразнее иметь дома ксерокопию всех страниц этого документа.
Если утеряна трудовая книжка по вине работника, то он должен подать заявление на имя руководителя организации с последнего места работы с просьбой восстановить документ. Дубликат ему обязаны выдать не позднее пятнадцати дней с даты подачи заявления. Чтобы трудовую книжку было проще восстановить, владельцу целесообразнее иметь дома ксерокопию всех страниц этого документа.
В том случае, когда работник не уверен в добросовестном отношении работодателя, он имеет право отправить заявление по почте с уведомлением. В этом случае работодатель будет обязан действовать в соответствии с законодательством. В противном случае он должен будет нести ответственность.
При правильном восстановлении трудовой книжки все записи должны быть вписаны на основании подтверждающих документов.
Ответственность работодателя за утерю трудовой книжки сотрудника
Книжка вполне способна оказаться у сотрудника дома, а у кадрового работника может не возникнуть мысли проверить личное дело работника, где находится расписка о том, что он временно забрал ее, например, для того чтобы оформить пенсию. В первую очередь рекомендуется дать отделу кадров несколько дней на поиски: Нужно собрать как можно больше сведений о книжке. В книге учета и движений трудовых книжек можно посмотреть дату и ее номер при поступлении, рассмотреть книжки других сотрудников, которые устроились на работу в этот день.
Рекомендуется также заглянуть в личное дело сотрудника, возможно, там лежит его расписка о том, что он временно забрал документ или у него не было его на руках в момент приема на работу (при утере или первом устройстве кадровик мог попросту забыть оформить документ) и т. д. Нужно выяснить, не менял ли сотрудник фамилию до приема в компанию или уже во время работы в ней, и проверить, не лежит ли трудовая книжка в сейфе под старой фамилией.
Утеря трудовой книжки работодателем.
Шапка документа предполагает внесение сведений и о самом работнике, и о руководителе такового.
Важно понимать, что обозначается только руководство, поскольку начальником выступает работодатель.
Писать заявление на имя сотрудника отдела кадров нельзя.
Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам.
Узнайте подробности здесь. В заявлении обязательно должна быть контактная информация, причина, по которой книжка была утеряна, подпись и точно сформулированная просьба о выдаче дубликата.
Некоторые организации предлагают готовые банки для направления такого заявления. Следует избежать ошибок и зачеркиваний, нередко недочеты оформления приводят к отказу в принятии документа.
Дубликат трудовой книжки предполагает отражение следующих важных для работника сведений: стаж работника до того момента, как был заключен последний и действующий
Если работодатель потерял трудовую книжку работника
Если заявление пишется при поступлении на новую работу, важно сослаться на ч.
5 ст. 65 ТК РФ об обязанности нового работодателя выдать новый документ. В заключительной части ставится подпись заявителя с расшифровкой. Если трудовая книжка утеряна работником и ему не удается найти прошлых работодателей, следует обратиться к их возможным правопреемникам, к примеру, если предприятие реорганизовано.
При отсутствии таковых идти нужно в территориальный архив по юридическому адресу предыдущего работодателя.
Если и здесь ничего не найдется, то для восстановления трудового стажа остается только обращение в суд с имеющимися доказательствами: документами, показаниями свидетелей (к примеру, бывших коллег).
Итак, что делать, если трудовая книжка утеряна работником, понятно: собирать документы о стаже и писать заявление. Но бывает так, что ее потеряли на работе и не могут выдать при увольнении. В этом случае необходимо подать работодателю письменное заявление о выдаче дубликата.
Потеря трудовой книжки работодателем ответственность
При этом ответственными за утрату будут те сотрудники, по вине которых она произошла. Для восстановления трудовой книжки необходимо в письменной форме запросить у организации:
- приказы о зачислении в штат,
- копию трудового соглашения,
- номер лицевого счета, куда направляется заработная плата либо справку 2-НДФЛ.
Помимо этого, нужно направить запрос в пенсионный фонд для получения выписки по произведенным отчислениям. ТК РФ бывший работодатель должен профинансировать ему все пропущенные из-за этой ситуации часы работы.
- Если работник был вынужден самостоятельно восстанавливать утерянную книжку по вине работодателя, то он имеет основание претендовать на полную компенсацию всех денежных затрат (проезд в другой город, расходы на покупку бланков, ксерокопию бумаг, консультацию юриста или адвоката, сбор справок и т. д.).
- В случае, когда работнику был причинен ещё и нравственный урон, то согласно ст.
Ответственность работодателя за утерю трудовой книжки работника
В этом случае ему выдается дубликат.
В случае же, если работодатель потерял трудовую книжку работника, то последнему также надлежит направить работодателю заявление с просьбой о выдаче дубликата трудовой книжки, т.к. иной порядок законом не предусмотрен. Основной негативный момент заключается в том, что для оформления дубликата работнику необходимо каким-то образом подтвердить свой стаж и периоды трудовой деятельности до момента трудоустройства к работодателю, который потерял трудовую книжку работника.
Вопрос, что делать в этом случае, напрямую законодательством не урегулирован.
Если работодатель потерял трудовую книжку — что делать?
Что делать, если работодатель потерял трудовую книжку? Порядок действий сторон трудовых отношений в таких случаях регламентируется положениями нескольких федеральных нормативных актов. О том, кто и какие действия обязан предпринять, пойдет речь в статье.
Действия сотрудника при потере трудовой книжки работодателем
Что делать, если работодателем утеряна трудовая книжка? В этом случае, как ни странно, основные действия нужно будет производить работнику. А именно:
- обратиться к работодателю с заявлением об утере трудкнижки (п. 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225);
- дождаться, пока работодатель в течение 15 дней после получения заявления оформит дубликат (п. 32 Правил).
Читайте так же: Наследование имущественных прав и обязанностей
О том, как оформить дубликат, говорится в этой публикации.
В дубликате отражаются сведения:
- о стаже сотрудника — до момента заключения договора с текущим работодателем;
- текущей трудовой функции работника, его награждениях.
Данные о стаже оформляются на основе документов, которые могут быть запрошены:
- у предыдущего работодателя;
- в Госархиве;
- в Пенсионном фонде;
- у иных лиц, способных предоставить такие сведения (при необходимости — в судебном порядке).
При массовой утере трудовых книжек основные действия выполняет уже работодатель — в порядке, определенном п. 34 Правил. В этом случае учреждается специальная комиссия, которая оформляет дубликаты.
Однако, несмотря на то что при утере трудкнижки в единичном экземпляре значительный объем обязанностей, связанных с оформлением дубликатов, возложен на работника, виновный работодатель не должен оставаться в стороне. В любом случае он обязан содействовать сотруднику в сборе документов для восстановления записей о стаже (подп. 7.2 п. 7 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).
Не считая указанной выше обязанности, для работодателя законом установлены строгие санкции за утерю трудовой книжки.
Какова ответственность работодателя за утерю трудовой книжки работника?
Неосторожное обращение работодателя с важнейшим трудовым документом работника может привести:
1. К штрафу в размере (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- 30 000–50 000 руб. — для работодателя в статусе юрлица;
- 1 000–5 000 руб. — для директора фирмы-работодателя или работодателя в статусе ИП.
При повторных случаях утери трудовой книжки работодателем ответственность существенно ужесточается:
- юрлицо может быть оштрафовано на сумму 50 000–70 000 руб.;
- директор — на 10 000–20 000 руб. (или же может быть дисквалифицирован на период от 1 года до 3 лет);
- ИП — на 10 000–20 000 руб.
Аналогичные штрафы выписываются, если работодатель, оформляя дубликат трудкнижки, заполнил документ с серьезными ошибками (например, исчислив неверный стаж) и отказался их исправлять.
О том, как внести исправления в трудкнижку, читайте здесь.
2. К обязанности возместить моральный ущерб работника на основании решения суда (ст. 21, 237 ТК РФ).
3. В случае утери и, как следствие, невыдачи трудовой книжки при увольнении — к обязанности платить де-факто не работающему, но де-юре еще не уволенному сотруднику зарплату до выдачи ему трудкнижки (п. 35 Правил, ст. 234 ТК РФ). Об этом также см.: «Не выдали вовремя трудовую уволенному работнику — придется платить?».
ВАЖНО! Чтобы обезопасить себя от неприятностей, связанных с возможной потерей трудовой книжки, советуем вам делать на каждом последнем месте работы ксерокопию ее страниц, заверенных работодателем. И тогда восстановить записи в трудовой можно будет без серьезных проблем.
При потере трудовой книжки работодателем оформляется дубликат документа на основании заявления сотрудника. Работодатель обязан содействовать ему в сборе документов для подтверждения стажа. Сотрудник, не удовлетворенный содействием работодателя в восстановлении книжки или иными действиями фирмы, потерявшей документ, вправе взыскать с работодателя моральную компенсацию. Утеря трудкнижки фирмой — повод для применения к ней штрафных санкций по КоАП РФ.
Что делать в случае потери трудовой книжки
Трудовая книжка — носитель информации о вашей профессиональной деятельности и трудовом стаже, она — основной документ, без которого обычно нельзя устроиться на работу. Если по вашей вине или по ошибке работодателя трудовая была утеряна, то не стоит отчаиваться — она подлежит восстановлению.
Многие считают этот советско-российский документ пережитком прошлого и относятся к трудовой книжке с пренебрежением. Но все-таки бесспорным остается тот факт, что трудовая книжка играет одну из главных ролей в деловой репутации работника, а порой этот «рабочий» документ оказывается ключевым при приеме на работу.
Но как быть, если ваша «трудовая» безнадежно утеряна? Мы решили разобраться в этом вопросе и рассказать, какие действия необходимо предпринять при восстановлении профессиональной биографии
Виноваты вы?
Трудовая книжка дает полное представление о профессиональном пути ее владельца. Согласно Трудовому кодексу РФ (а именно — статье 66) трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Если трудовая книжка была утеряна по вашей вине, то в этой ситуации вы можете поступить следующим образом: «Работник, который потерял трудовую книжку, может выбрать один следующих способов: смириться с данной ситуацией и никак на нее не реагировать, либо обратиться к работодателю с письменным заявлением об оформлении новой трудовой книжки.
Следует обратить внимание на то, что сейчас закон не вынуждает работника оформлять дубликат трудовой книжки. При отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки работодатель по письменному заявлению оформляет данному лицу новую трудовую книжку (ч. 5, ст. 65 ТК РФ)», — рассказывает Галина Енютина, ведущий специалист по правовым вопросам Центра социально-трудовых прав.
Виноват работодатель?
Зачастую на практике работники сталкиваются и с такими случаями, когда трудовую книжку теряет работодатель. Случаи потери «трудовой» возможны как при чрезвычайных ситуациях (например, в офисе прорвало трубу или произошел пожар), так и в результате беспечности работодателя, а порой и его плохого умысла.
Оказавшись в подобной ситуации, работник должен обратиться к работодателю, отправив ему заявление с требованием выдать дубликат трудовой книжки. Комментирует Галина Енютина: «Если ваша трудовая книжка была утеряна работодателем, то варианты поведения зависят от ситуации. Например, вас уволили, а трудовую книжку не выдали. В этом случае, если вы еще не нашли другую работу, вам нет резона консультировать работодателя относительного порядка оформления трудовой книжки и выпрашивать ее. Можно пойти в суд и просить взыскать средний заработок за каждый день задержки трудовой книжки, что прямо предусмотрено Трудовым кодексом РФ. Если же у вас есть намерение восстановить записи, свидетельствующие о трудовом стаже, то в этом случае следует написать работодателю заявление об оформлении дубликата трудовой книжки».
Читайте так же: Срок рассмотрения претензии по договору поставки
По словам эксперта, заявление необходимо адресовать работодателю по последнему месту работы, а на вашу просьбу должны отреагировать в течение 15 дней с момента подачи заявления.
«Также вы можете письменно попросить работодателя завести вам новую трудовую книжку», — продолжает наш эксперт.
Между тем работодатель, по вине которого была утеряна трудовая книжка, может быть привлечен к ответственности. Как рассказала Галина Енютина, работодатель может быть привлечен к материальной ответственности по статьям 232–234 ТК РФ.
«При этом возможна как ответственность по иску работника, так и привлечение к административной ответственности в случае, если при проверке работодателя инспекцией по труду у него не окажется трудовых книжек на всех работников, проработавших у него свыше пяти дней. В первом случае размер материальной ответственности определяет суд — сюда может входить как компенсация морального вреда, так и расходы, связанные с необходимостью сбора документов для оформления дубликата трудовой книжки. Во втором случае инспектор по труду выписывает организации-работодателю штраф на основании Кодекса об административных правонарушениях (ст. 5.27)», — говорит Галина Енютина.
Шаги по восстановлению
Итак, мы выяснили, что независимо от того, по чьей вине — вашей или работодателя — была утеряна трудовая книжка, обращаться в любом случае вам придется именно к последнему. Если вы решите восстановить трудовую книжку, то данная процедура будет связана с оформлением дубликата этого документа по последнему месту работы.
«Если вы хотите именно восстановить трудовую книжку, то здесь необходимо написать заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы. Заявление лучше направить ценным письмом с описью вложения, чтобы у вас на руках остались доказательства того, что вы просили оформить дубликат. В ходе оформления дубликата от вас могут потребоваться дополнительные документы, подтверждающие стаж работы до поступления к работодателю, который оформляет дубликат», — говорит Галина Енютина.
Для того, чтобы вы могли подтвердить свой общий стаж работы, могут потребоваться трудовые договоры, приказы о назначении на должность, а также, по словам нашего эксперта, иные трудовые книжки, решения суда, справки от прежних работодателей.
Как отметил эксперт, если работник сам утратил свою трудовую книжку, то писать запросы и обходить предыдущие места работы придется именно ему. Если утрата произошла по вине работодателя, то сбор всех необходимых документов должен производиться непосредственно представителями организации.
Заполнение документа
Мы определили, что процесс восстановления трудовой книжки связан с оформлением ее дубликата, который оформляется по последнему месту работы. Если говорить про «новый» документ, то его оформляет работодатель, с которым вы состоите в трудовых отношениях.
Итак, восстановление трудовой книжки — дело довольно непростое. Однако по чьей бы вине ни случилась «потеря», не стоит переживать — утраченный документ, оформляющий профессиональную биографию, всегда можно восстановить.
Как восстановить трудовую книжку
Заявление на восстановление трудовой книжки
Ситуации, когда работнику требуется восстановить свою утраченную трудовую книжку, нередки. Перспектива длительного хождения по предыдущим местам работы и архивам может ужаснуть любого. Но так ли все сложно? Как можно восстановить трудовую книжку оптимальным способом? Разберемся, что представляет собой процедура восстановления трудовой книжки и можно ли как-то ее упростить.
Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки
Начнем с того, что понятие «восстановление» в отношении трудовой книжки закон не употребляет, оно используется только на практике. Закон применяет термин «дубликат», и порядок его выдачи детально регламентирован.
Случаям и порядку выдачи дубликата посвящены пункты 31 — 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), а также пункты 7.1. – 7.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (ниже по тексту – Инструкция).
Рассмотрим, как можно восстановить утраченную трудовую книжку.
Когда может выдаваться дубликат утраченной трудовой книжки
С трудовыми книжками могут произойти такие неприятности, как:
- потеря ее самим работником;
- утрата ее работодателем, у которого она хранилась;
- ее негодность вследствие механического и тому подобного повреждения (порвалась, обгорела полностью или частично, залита жидкостью и пр.);
- массовая утрата из-за чрезвычайных происшествий (закон отдельно выделяет такой случай).
Во всех этих случаях Правила предписывают оформлять дубликат (фактически они регламентируют, как правильно восстановить трудовую книжку).
Отметим, что если трудоустраивается работник, не имеющий трудовой книжки и утверждающий о ее утрате, ему разрешается завести новую, а не выписывать дубликат.
Аналогично и в ситуации приема на работу гражданина с поврежденной трудовой книжкой можно оформить дубликат, а можно и завести новую.
В остальных ситуациях порядок действия работодателя имеет некоторые отличия.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником
Преобладают ситуации, когда трудовая утрачена гражданином, уволенным с работы и по этой причине имеющим на руках свой основной документ о трудовой биографии.
Однако случается, что и в период работы (когда по всем правилам книжка должна храниться у работодателя) она оказалась на руках у работника и была им утеряна.
Такое возможно, если работник попросил выдать ему трудовую книжку согласно ст. 62 ТК РФ (для представления в органы социального страхования или обеспечения).
Иных законных возможностей выдачи работающему гражданину его трудовой книжки работодатель не имеет.
Итак, если гражданин сам утратил свою трудовую (потерял, сгорела, ее украли и т.п.), он должен незамедлительно обратиться к своему последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель же в течение 15 дней обязан выдать работнику этот документ.
Если работник прежде не работал нигде, кроме как в данной организации
Процедура оформления дубликата трудовой книжки детально регламентирована Правилами и Инструкцией, хотя все тонкости осветить там, безусловно, невозможно.
Разрешение вопроса о том, как восстановить трудовую книжку при утере, зависит от нескольких факторов.
Самый простой случай – когда работник прежде не имел никаких иных мест работы.
Тогда записи в трудовой книжке восстанавливаются по документам, имеющимся в отделе кадров организации.
В дубликат вносятся:
- надпись «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы;
- сведения о работнике — на основании представленных им паспорта (другого удостоверяющего личность документа – военного билета, водительского удостоверения и т.п.), документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома; в случае неоконченного образования — студенческого билета, зачетной книжки, справки) и профессии/специальности (свидетельство и пр.);
- сведения о работе, включая постоянные переводы, а также об увольнении – на основании трудового договора и допсоглашений к нему, личной карточки формы Т-2, приказов и других документов. Если документов не сохранилось, вносятся только те сведения, которые подтверждены документально. Никаких иных сведений, кроме указанных в этих документах, вносить нельзя;
- сведения о награждениях и поощрениях – согласно документам, хранящимся у работодателя (приказам, распоряжениям и пр.).
Читайте так же: Размер пени за просрочку оплаты по договору
При этом конкретного перечня документов, необходимых для восстановления трудовой, закон не устанавливает. Помимо подлинников личных документов гражданина и приказов (распоряжений) работодателя, это могут быть справки, включая архивные, и т.п.
Заполнение дубликата в целом подчиняется общим правилам внесения записей в трудовые книжки, установленным Инструкцией (разделы 1 — 6).
Действия работодателя, если работник ранее трудился в иной организации
Если работник трудоустраивался, имея прежде опыт работы в другом месте, то правила в отношении заполнения дубликата трудовой книжки несколько иные.
Раздел «Сведения о работе» трудовой книжки заполняется следующим образом.
Во-первых, сначала вносится информация об общем трудовом стаже в качестве работника за период, предшествующий поступлению в эту организацию, если есть подтверждающие документы.
Причем наименование организации, производящей запись, не вносится.
Запись может выглядеть так:
«Общий стаж работы составляет 7 лет 2 месяца 3 дня».
Во-вторых, после указания наименования текущей организации вносятся записи о работе в ней, включая информацию о постоянных переводах, увольнении (на основании имеющихся в наличии документов — трудового договора, допсоглашений к нему, личной карточки ф. Т-2, приказов и пр.).
Сведения о награждениях вносятся в соответствующий раздел трудовой книжки также исключительно на основании имеющихся документов (приказов).
Представленные работником документы из иных организаций, на основании которых вносятся сведения в дубликат, должны быть надлежащим образом заверены.
Инструкцией установлена обязанность работодателя содействовать работнику в получении подтверждающих стаж его работы документов, в том числе находящихся в предыдущих местах работы гражданина
Восстановление трудовой книжки при утере ее работодателем или в результате чрезвычайной ситуации
В случаях, когда вина в утрате трудовой книжки работника лежит на работодателе, он обязан сам восстановить этот документ, не возлагая на работника сбор подтверждающих документов.
Порядок действий по оформлению дубликата общий.
Но от работника тут не требуется написания заявления об оформлении дубликата утраченной трудовой книжки.
Как восстановить трудовую книжку, если ликвидировано предприятие (организация), где прежде трудился работник
Это, пожалуй, самая сложная ситуация, ведь при ней придется искать правопреемника ликвидированного юридического лица либо ходить по различным архивам в поиске документов.
Итогом этого должны стать либо документы-первоисточники (их заверенные копии), упоминавшиеся выше, либо архивные справки.
Запрос в архив оформляется в виде заявления в свободной форме на имя директора. Там должны быть указаны следующие данные:
- ФИО заявителя;
- интересующий период;
- суть запроса и цель, для которой запрашивается информация;
- контактные данные заявителя (адрес и телефон).
Единого утвержденного образца архивной справки для восстановления трудовой книжки не существует.
Скачать образец архивной справки для восстановления трудовой книжки
Разумеется, только надлежаще заверенная подписью и печатью организации справка будет являться основанием для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки.
Возможно ли восстановить трудовую книжку по ее копии
Часто на практике возникает вопрос, можно ли и как восстановить трудовую книжку, если есть ее ксерокопия.
Из Правил и Инструкции однозначно следует, что ксерокопия, пусть даже она заверена подписью должностного лица и печатью работодателя, не может являться основанием для заполнения дубликата, поскольку не обладает должной юридической силой.
Но польза от такой копии трудовой, безусловно, может быть: в процессе восстановления не будут пропущены прежние места работы и должности гражданина, и по отраженным в ксерокопии реквизитам приказов (распоряжений) их будет проще отыскать.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд РФ
Строго говоря, ПФ РФ в восстановлении утраченной трудовой книжки участия не принимает, он может лишь подтвердить уплату пенсионных взносов работником, а также его трудовой (ныне страховой) стаж. А это косвенно подтверждает факт его работы в определенный период у конкретного работодателя, но не более.
Иными сведениями, необходимыми для заполнения дубликата (о должности, на которую принимался работник, переводе на другую постоянную работу, дате и основании увольнения, сведениях о награждениях, наконец, приказах, послуживших основанием для внесения записей в трудовую книжку), ПФ не обладает. Следовательно, справок — оснований для записей в дубликат трудовой книжки ПФ РФ выдавать не может.
Тем не менее наличие в Пенсионном Фонде информация о страховом стаже работника делает в некоторых случаях нецелесообразным само восстановление трудовой книжки после ее утери.
Речь идет о ситуациях, когда работник начал свою трудовую деятельность после 2002 года (именно тогда началась регистрация граждан в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования), до этого времени факт работы подтверждался только записями в трудовых книжках, трудовыми договорами и др. бумажными документами.
В подобных случаях не возникает проблем с тем, как восстановить страховой стаж при утере трудовой книжки.
Однако не стоит забывать, что записи в трудовой книжке имеют значение не столько для социального страхования или пенсионного обеспечения в далеком будущем, но и для подтверждения опыта работы по конкретной специальности (профессии) при трудоустройстве в данный момент. Поэтому трудовые книжки восстанавливают и довольно молодые работники, имеющие важную для их карьеры информацию в этом утраченном документе.
Заявление на восстановление трудовой книжки
Такое заявление работника имеет первостепенное значение для старта оформления дубликата: им работодатель одновременно извещается об утере трудовой книжки и необходимости в 15-днев ный срок подготовить фактически новую трудовую книжку работника.
Скачать образец заявления об оформлении дубликата трудовой книжки взамен утерянной
Работодатель потерял трудовые книжки сотрудников. Кто должен собирать сведения с их старых мест работы для выдачи дубликатов?
Нормативно порядок сбора сведений с предыдущих мест работ не установлен. В п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек 1 , указано, что лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы, а тот должен выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. А в п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек 2 установлено, что работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.
О том, что книжка потеряна по вине работодателя, в этих актах не сказано ни слова, поэтому обычно именно работнику приходится собирать сведения о предыдущих местах работы в случае утери трудовой книжки. Вместе с тем запрета на сбор этих сведений работодателем нормативными актами так же не установлено. Как поясняет Роструд в ответе на вопрос на сайте онлайнинспекция.рф: запрашивать справки с предыдущих мест работы для восстановления трудового стажа сотрудника может не только он, но и работодатель, а в частности, сотрудник отдела кадров 3 .
Читайте так же: Как рассчитывается кредит в банке формула
Негодование ваших работников понятно: почему они должны писать заявления на выдачу дубликатов и собирать документы, подтверждающие стаж, если в утере трудовых книжек виноват работодатель? Интересно, что в ответах на вопросы на сайте онлайнинспекция.рф представители Роструда не единодушны в своей позиции. В части консультаций они соглашаются 4 , что если в утрате виновен работодатель, то «он должен самостоятельно оформить дубликат за свой счет. Работник лишь должен помочь, по возможности предоставив информацию о предыдущих местах работы для ускорения процесса оформления дубликата». Аргументируют они ссылками на п. 31, 32 Правил ведения трудовых книжек, устанавливающих порядок выдачи и оформления дубликата трудовой книжки. В других ответах 5 чиновники делают отписку, фактически накладывая на работника обязанность собирать документы, но напоминают, что работодатель должен оказать содействие в их получении.
Работник в подобной ситуации действительно может отказаться сам собирать документы, подтверждающие его стаж и оставить все на откуп работодателя, но здесь есть два момента, которые необходимо учитывать и при необходимости разъяснить расстроенному сотруднику:
1) в оформлении дубликата трудовой книжки и восстановлении всей информации о периодах своей работы заинтересован именно работник. Он знает (или должен знать) о том, где трудился и как долго, какие должности занимал. Работодатель же к этому вопросу подойдет формально, сделав необходимые запросы, и когда срок выдачи дубликата выйдет, оформит его с той информацией, которая у него будет. Ведь согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, если собранные документы не будут содержать полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат работодатель вносит только имеющиеся в них сведения. А значит, ради восстановления утраченной книжки работнику можно и побегать по бывшим работодателям. Будет значительно быстрее и, как показывает практика, значительно эффективнее;
2) при запросе персональной информации о работнике у прежних работодателей (а сведения о работе относятся именно к ней) необходимо получить на это у сотрудника разрешение в письменном виде. Обратите внимание: в согласии на получение персональных данных от третьих лиц нужно обязательно написать цель такого запроса и во избежание рисков желательно перечислить организации, куда вы планируете сделать запросы (см. Пример 3). Если же работник ходит по бывшим работодателям самостоятельно, уведомлять и запрашивать согласие сотрудника не нужно.
В любом случае не рекомендуем конфликтовать с работником, ведь это может вылиться в жалобу в государственную трудовую инспекцию, что грозит внеплановой проверкой и немаленькими штрафами. Обсудите достоинства и недостатки обоих вариантов (когда работник самостоятельно собирает доказательства и когда это делает работодатель). Возможно, часть сведений сотрудник соберет сам, а часть (например, если прежний работодатель находится в другом регионе) – работодатель. И в такой совместной работе вы не только сохраните добрые отношения с обиженным работником, но и с большей долей вероятности восстановите все данные из утерянной трудовой книжки. Кстати, эти же советы справедливы и в случае, если книжку потерял работник. Все-таки еще осталось немало работников, для которых трудовая книжка – единственное доказательство трудового стажа при назначении пенсии за большинство периодов. А вы знаете, насколько наболевшим этот вопрос является, особенно сейчас.
Таким образом, при утере трудовой книжки для выдачи ее дубликата документы, подтверждающие стаж, может собирать как работник, так и работодатель. Причем если это будет делать работодатель, то это увеличит документооборот в компании и время сбора необходимой информации. А мы помним, что Правила ведения и хранения трудовых книжек отводят всего 15 дней после написания заявления на выдачу дубликата.
Действия работодателя зависят от трудового стажа работника до утраты книжки. Здесь возможны две ситуации: легкая (если работник нигде не трудился или трудился неоформленным) и сложная (если у него были предыдущие места работы). В первом случае вы просто оформляете дубликат трудовой книжки на основании своих собственных документов. В частности, приказа о приеме на работу. Если работник переводился или компания переименовывалась с момента приема на работу этого сотрудника, то вносите данные из приказов о переводе и переименовании организации и пр. Во втором – придется собирать сведения у прежних работодателей. Причем трудность заключается в том, что компания, в которой трудился сотрудник, могла уже прекратить свое существование. И тогда необходимо искать правопреемника или обращаться в архив (Схема 1).
Где искать документы по прежним периодам работника в случае утери его трудовой книжки
Посмотрим на алгоритм действий работодателя, когда работник отказывается собирать документы или не может это сделать самостоятельно.
Действия работодателя будут такими, как показано на Схеме 2 на стр. 90.
Несмотря на то что трудовую книжку потерял работодатель, а не работник, попросите его написать заявление на выдачу дубликата (п. 31 Правил ведения трудовых книжек). Дело в том, что это заявление будет основанием для оформления дубликата. Формы заявления не установлено. Обратите внимание, работник может в нем написать, что книжка утеряна была работодателем (Пример 1). Запретить ему это сделать вы не можете.
Алгоритм действий работодателя при утрате трудовой книжки
Источники
Прокуронова, С. С. Теория государства и права. Конспект лекций / С.С. Прокуронова. — М.: Издательство Михайлова В. А., 2000. — 949 c.
Хачатуров, Р. Л. Общая теория юридической ответственности: моногр. / Р.Л. Хачатуров. — М.: Юридический центр, 2017. — 965 c.
Поручительство. Комментарии, судебная практика и образцы документов. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2015. — 517 c.- Малько, А.В. Теория государства и права (для бакалавров). Учебник / А.В. Малько, др.. — Москва: Высшая школа, 2015. — 196 c.
- Андрианов Н. В. Гражданское общество как среда институционализации адвокатуры; Либроком — М., 2011. — 304 c.
