Первичные документы в бухгалтерии кадровой службы

Важная информация и советы на тему: "Первичные документы в бухгалтерии кадровой службы". В статье собраны ответы на многие сопутствующие вопросы. Если вы все же не найдете ответ, или необходимо актуализировать информацию, то обращайтесь к дежурному юристу.

Процесс документирования учета и отчетности по кадрам

В процессе документирования учета и отчетности в кадровой службе решается комплекс задач по целевой обработке концентрированных массивов информации, отражающих многообразие персональных данных по всем аспектам управления трудовым коллективом.

Учетные массивы информации о работниках можно условно разделить на первичные и вторичные. Первичные массивы содержат исходные персональные данные, содержащиеся в трудовых книжках, документах личного дела, приказах по личному составу и личной учет­ной карточке Т-2. Вторичные массивы отражают повторяемые исходные персональные данные, систематизированные по определенным тематическим признакам.

Унифицированная форма карточки № Т-2

Основным учетным документом,заполняемым на все категории работников после приема их на работу, является личная карточка унифицированной формы № Т-2, а для государственных служащих — № Т-2ГС. Карточка является машиноориентированной и большинство типовых персональных данных вводится в учетный автоматизированный массив с помощью соответствующих кодов, что значительно сокращает трудоемкость ввода. Формат карточки — A3 (2А4).

Для работников, на которых не распространяется порядок ведения личных дел, карточка Т-2 в информационном отношении заменяет собой личное дело и является первичным учетным документом. В остальных случаях она вторична.

Карточка состоит из 4 страниц, на лицевой и оборотной стороне которых располагаются тематические блоки, информационное содержание которых отражает все необходимые для работы кадровой службы персональные данные о сотруднике. Блоки имеют в зависимости от содержания анкетную или табличную форму. В правой стороне формы располагаются кодовые поля блоков, имеющих анкетную форму. Информационное содержание табличных форм не кодируется.

Первая и вторая страницы формыТ-2заполняются при поступлении гражданина на работу и содержат блок общих сведений о работнике: основные поисковые направления (номер карточки, табельный номер работника, алфавит и т.п.), анкетно-биографические данные, общее образование, образование по профессии (специальности), динамику трудовой деятельности, стаж работы, состав семьи, паспортные данные и т.п. Внесенные сведения заверяются росписью руководителя кадровой службы и росписью гражданина.

Третья и четвертая страницы формыТ-2заполняются в процессе работы гражданина в данной организации и включают зоны:

• сведения о воинском учете;

• прием на работу;

• навыки работы (вне специальности);

• отметка об увольнении.

В табличной части блока «Прием на работу, назначения, перемещения» (копирующего записи в трудовой книжке) предусмотрена роспись работника за каждую внесенную запись.

Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Записи вносятся без сокращений, разборчивым почерком (при ручном заполнении). Номер карточки должен ставиться в соответствии со штатно-должностной книгой, штатным формуляром или штатным расписанием организации.

Личная карточка в электронной форме заполняется на экране дисплея аналогичным образом. После заполнения изготовляется бумажный экземпляр этой карточки, в котором ставятся необходимые росписи. Бумажный экземпляр выполняет страховую функцию. Допол­нения в карточку первоначально вносятся в электронный экземпляр, а затем впечатываются с помощью принтера в бумажный страховой экземпляр карточки.

Заполненные личные карточки систематизируютсяпо структурным подразделениям (или подведомственным учреждениям, или старшинству должностей), а внутри — в порядке алфавита (фамилий) сотрудников. В небольших организациях их целесообразно располагать только в алфавитном порядке. Подобный способ систематизации карточек даже при большом количестве работников позволяет быстро найти нужную карточку. Страховые бумажные экземпляры электронных карточек также располагаются в алфавитном порядке.

При увольнении сотрудника в его личной карточке делается соответствующая запись, ставится роспись увольняющегося в получении им трудовой книжки (подобная роспись ставится также в журнале учета трудовых книжек), после чего карточка переставляется из основной картотеки в картотеку уволенных сотрудников.

Виды вторичных учетных карточек и картотек

Помимо личной карточки формы № Т-2 в кадровой службе в необходимых случаях заполняется ряд дополнительных вторичных видов карточек, отражающих различные направления персонального учета личного состава. Так, на научный и научно-педагогический персонал, в том числе совместителей, заполняется учетная карточка унифицированной формыТ-4.На специалистов с высшим и средним специальным образованием заполняются соответствующие учетные карточки специалистов. Все указанные виды карточек включают в себя как общие анкетные и квалификационные данные, так и разделы, характеризующие перемещения сотрудника по службе, повышение им квалификационного уровня. В картотеках карточки расставляются по шифрам специальностей, а внутри — в порядке алфавита (фамилий).

В крупных управленческих структурах ведется также персональный учет руководящих и ответственных работников,

работников, владеющих иностранными языками, выезжающих в загранкомандировки, награжденных правительственными наградами, повышающих свою квалификацию и т.п. С этой целью заполняются специальные учетные карточки, содержащие необходимые сведения о сотруднике. Например, на лиц, занимающих руководящие и ответственные должности, ведутся статистические карточки работника.

Указанные выше карточки группируются в одноименные картотеки,в которых располагаются в порядке алфавита (фамилий) или в другой последовательности в зависимости от удобства работы с картотекой. В кадровых службах, использующих автоматизированную технологию учета личного состава, эти карточки обычно имеют электронную форму; иногда дополнительно формируются страховые картотеки распечаток карточек на бумажном носителе.

Все картотеки должны иметь действующий и архивный разделы.Следует иметь в виду, что в конкретных организациях в силу их особенностей и порядка построения делопроизводства в кадровой службе некоторые из перечисленных картотек могут отсутствовать или быть представлены в большем количестве видов.

Дублирование информации во всевозможных формах учета составляет до 70%.

Массивы вторичных учетных документов по личному составу формируются не только в кадровой службе, но и бухгалтерии, военно-учетном столе, отделах и цехах.Так, например, в бухгалтерии для расчета заработной платы по каждому вновь принятому сотруднику заводится лицевой счет, имеющий типовую карточную форму, в которой указывается фамилия, имя, отчество, дата поступления на работу и зарплата по месяцам. Систематизируются лицевые счета, как и личные карточки, по структурным подразделениям, а внутри — в порядке алфавита (фамилий).

Читайте так же:  Можно застраховать авто в тотале

В военно-учетном столе ведется картотека лиц, состоящих на воинском учете, в отделе (секторе) подготовки кадров — учетная картотека сотрудников, повышающих свой общеобразовательный и квалификационный уровень, в отделах и цехах предприятия — табель учета рабочего времени и т.д. В профсоюзном органе формируется картотека учета членов профсоюза.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: На стипендию можно купить что-нибудь, но не больше. 9050 —

| 7259 — или читать все.

185.189.13.12 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы

Кадровые работники в процессе своей деятельности разрабатывают, составляют, оформляют различные документы: локальные нормативные акты работодателя, договоры (трудовые, о полной материальной ответственности и др.) и соглашения с работниками, приказы, уведомления, предложения, акты, справки, журналы. Работают они и с другими документами.

Для краткости далее мы будем называть все эти документы кадровыми, но должны отметить, что, строго говоря, не все из них можно отнести именно к сугубо кадровым.

Можно выделить три группы документов :

    • обязательные – документы, в отношении которых закон устанавливает требование об их обязательном наличии у работодателя, об обязательном их принятии, заключении, оформлении, подписании (эти документы в случае проверки особенно внимательно изучаются сотрудниками государственных инспекций по труду),
    • документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах,
    • необязательные документы.

В списке обязательных документов мы приведем также некоторые бухгалтерские документы, которые упоминаются в трудовом законодательстве, требуются при проверках Гострудинспекции, для составления и оформления которых нередко привлекают кадровых работников.

«Работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов

, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами. »

Соблюдение работодателем трудового законодательства, кадровые документы могут быть проверены Государственной инспекцией по труду.

На предприятии также ведут журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля. Согласно п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ (в последней редакции) «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» юридические лица, индивидуальные предприниматели вправе вести журнал учета проверок по типовой форме, установленной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным Правительством Российской Федерации. Форма этого журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141. В этом журнале отражаются, наряду с другими проверками в компании, и проверки инспекций по труду.

При проверке Гострудинспекции у работодателя также могут быть потребованы его учредительные документы.

Приведенный список документов нельзя назвать исчерпывающим – при определенных обстоятельствах обязательными могут стать еще и другие документы.

К необязательным документам относят должностные инструкции, локальные нормативные акты о структурных подразделениях, какие-то служебные записки, некоторые виды журналов учета и др.

При перепечатке данного материала на другой сайт обязательно указание перед материалом (в начале!) источника и ссылки на него в следующем виде —

При этом перепечатка допускается только полная и дословная без исключения слов, фраз, абзацев данного материала и без дополнения его.

Запросите согласие на перепечатку по e-mail

К первичным учетным документам относятся в кадрах

Первичные документы по учету кадров

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
(Унифицированная форма N Т-1)

Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
(Унифицированная форма N Т-1а)

Личная карточка работника
(Унифицированная форма N Т-2)

Штатное расписание
(Унифицированная форма N Т-3)

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
(Унифицированная форма N Т-5)

Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу
(Унифицированная форма N Т-5а)

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
(Унифицированная форма N Т-6)

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам
(Унифицированная форма N Т-6а)

График отпусков
(Унифицированная форма N Т-7)

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)
(Унифицированная форма N Т-8)

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)
(Унифицированная форма N Т-8а)

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
(Унифицированная форма N Т-9)

Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку
(Унифицированная форма N Т-9а)

Командировочное удостоверение
(Унифицированная форма N Т-10)

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении
(Унифицированная форма N Т-10а)

Приказ (распоряжение) о поощрении работника
(Унифицированная форма N Т-11)

Приказ (распоряжение) о поощрении работников
(Унифицированная форма N Т-11а)

Главная Документы ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ КАДРОВ

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) ( Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Справочная информация: «Формы первичных учетных документов» (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)

ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ КАДРОВ

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (Унифицированная форма N Т-1) (ОКУД 0301001) >>>

Читайте так же:  Акт приема-передачи автомобиля в аренду образец

Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (Унифицированная форма N Т-1а) (ОКУД 0301015) >>>

Личная карточка работника (Унифицированная форма N Т-2) (ОКУД 0301002) >>>

Личная карточка государственного (муниципального) служащего (Унифицированная форма N Т-2ГС(МС)) (ОКУД 0301016) >>>

Штатное расписание (Унифицированная форма N Т-3) (ОКУД 0301017) >>>

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (Унифицированная форма N Т-4) (ОКУД 0301003) >>>

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (Унифицированная форма N Т-5) (ОКУД 0301004) >>>

Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (Унифицированная форма N Т-5а) (ОКУД 0301018) >>>

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-6) (ОКУД 0301005) >>>

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (Унифицированная форма N Т-6а) (ОКУД 0301019) >>>

График отпусков (Унифицированная форма N Т-7) (ОКУД 0301020) >>>

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Унифицированная форма N Т-8) (ОКУД 0301006) >>>

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (Унифицированная форма N Т-8а) (ОКУД 0301021) >>>

Видео (кликните для воспроизведения).

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (Унифицированная форма N Т-9) (ОКУД 0301022) >>>

Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (Унифицированная форма N Т-9а) (ОКУД 0301023) >>>

Командировочное удостоверение (Унифицированная форма N Т-10) (ОКУД 0301024) >>>

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (Унифицированная форма N Т-10а) (ОКУД 0301025) >>>

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (Унифицированная форма N Т-11) (ОКУД 0301026) >>>

Приказ (распоряжение) о поощрении работников (Унифицированная форма N Т-11а) (ОКУД 0301027) >>>

Голосование:

тест по кадрам

Девочки, всем привет. Выручайте, боюсь ошибиться.
Кто знает ответы на вопросы из теста: Скиньте мне мыло: [email protected] СПАСИБО
1. Вопрос 1:
Какой день считается днем увольнения?
выберите один вариант решения
o Последний день работы
o День, которым был датирован приказ
o День, через две недели после приказа

2. Вопрос 2:
От какого трудового стажа зависит право на пенсию по старости?
выберите один вариант решения
o Страховой стаж
o Непрерывный стаж
o Стаж работы на предприятии

3. Вопрос 3:
Основанием прекращения трудового договора может быть
выберите один или несколько вариантов решения
o Исполнение общественных обязанностей
o Соглашение сторон
o Расторжение трудового договора
o Несогласие работника с изменившимися условиями труда

4. Вопрос 4:
От какого стажа зависит процент оплаты больничного листа?
выберите один вариант решения
o Общий трудовой стаж
o Непрерывный стаж
o Стаж работы на предприятии
o Страховой стаж

5. Вопрос 5:
Для внешнего совместителя вычеты по НДФЛ
выберите один вариант решения
o Всегда учитываются только на основном месте работе
o Могут учитываться или на основном месте работы или по совместительству
o Всегда не учитываются при внешнем совместительстве

6. Вопрос 6:
К документам — основаниям к приказам по личному составу относятся:
выберите один или несколько вариантов решения
o Трудовой договор
o Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
o Заявление работника

7. Вопрос 7:
К первичным учетным документам относятся:
выберите один или несколько вариантов решения
o Личная карточка ф.Т-2
o Трудовая книжка
o Лицевой счет
o Расчетно-платежная ведомость (Т-51)

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Кадровые первичные документы

Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле , уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы . Разные мнения по спорным вопросам — это естественно и нормально, уважайте мнение друг друга. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

Отписаться от сообщений с форума

Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам — при общении не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам >>

Работа чата временно приостановлена!
Завсегдатаи чата могут встретиться в теме Болталка нашего форума >>

Первичные документы в бухгалтерии кадровой службы

Первичные документы по учету труда и его оплаты

. Взаимоотношения работников и работодателей должно быть в обязательном порядке документированы. В статье рассмотрим, какие предусмотрены бланки и формы первичных документов, отражающих отношения между работодателем и персоналом.

Документы при приеме на работу Прежде чем принять нового сотрудника, с ним организуется собеседование, которое может проводиться, опираясь на данные анкеты на прием на работу, которую претендент на вакантную должность должен заполнить, либо основываясь на данных его резюме. Если принято решение о принятии работника в штат организации, то необходимо правильно оформить его прием на работу, который предполагает оформление соответствующих документов: Оформление приема сотрудника на работу: Документы при переводе на другую работу Оформление ухода работника в отпуск Трудовым законодательством установлено право работника пойти в отпуск: Какой бы отпуск не брал работник, его документальное оформление начинается с написания сотрудником заявления на отпуск, в котором он излагает просьбу о предоставлении ему отпуска и указывает его вид.

[1]

Первичные документы в бухгалтерии кадровой службы

Buh-Ved.RU Управленческий, Финансовый учет Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (Унифицированная форма N Т-1) Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (Унифицированная форма N Т-1а) Личная карточка работника (Унифицированная форма N Т-2) (Унифицированная форма N Т-3) Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (Унифицированная форма N Т-5) Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (Унифицированная форма N Т-5а) Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-6) Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (Унифицированная форма N Т-6а) (Унифицированная форма N Т-7) Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником

Читайте так же:  Штраф за езду без шлема

Первичные документы в бухгалтерии кадровой службы

сделать онлайн оплату за подписку на журнал «Кадровик-практик» И в тот же день получить доступ к большой справочной базе, книжной полке, курсу по кадровому делопроизводству До декабря цена подписки — 1250 руб./год, с 1 декабря — повышение цены.

Что нужно знать бухгалтеру о кадровой документации

С одной стороны, кадровый документооборот достаточно прост: большинство форм утверждено Госкомстатом, четко регламентирован порядок их заполнения и хранения. А с другой стороны, количество этих форм столь велико, что помнить их все может только специалист. При этом каждое упущение, каждая отсутствующая форма может стоить организации минимум 30 тысяч рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Настоящая статья является своеобразной шпаргалкой по кадровым документам, которые должны быть в любой организации.

Вводная информация

Сразу оговоримся, что мы не будем рассматривать очевидные вещи – понятно, что трудовые книжки, договоры и кадровые приказы должны быть в каждой организации. На нашем форуме информации по их оформлению достаточно, поэтому останавливаться на составлении данных документов не будем. Скажем только то, что при проверке инспекторы обязательно их посмотрят.

В рамках же этой статьи мы расскажем про документы, о которых в компаниях частенько забывают. Особенно в тех организациях, где кадровый учет ведет не сотрудник, специализирующийся на данном виде учета, а человек, совмещающий работу бухгалтера и кадровика. Итак, какие же кадровые документы (помимо трудовых книжек, договоров и приказов) обязательно должны быть в организации? Вот их перечень:

  • Табель учета рабочего времени
  • График отпусков
  • Штатное расписание
  • Правила внутреннего трудового распорядка
  • Расчетный листок
  • Книги учета трудовых книжек
  • Личная карточка работника

Табель учета рабочего времени

Первый документ, о котором мы сегодня поговорим, – это табель учета рабочего времени. О том, что такой документ должна иметь любая организация, сказано в статье 91 Трудового кодекса, где закреплена общая обязанность работодателя по ведению учета рабочего времени.

Формы для такого учета – Т-12 и Т-13 – утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – постановление № 1). Обратите внимание, что вести надо только одну (любую) из них. Отличаются они тем, что в форме Т-12 имеются графы для расчета заработной платы, а Т-13 – исключительно кадровая форма, в которой учитываются только явка сотрудников и отработанное ими время.

Хранить табели учета рабочего времени нужно в течение пяти лет после окончания года, за который они заполнялись (приказ Минкультуры России от 25.08.10 № 558*; далее – приказ № 558). Обратите внимание: на предприятиях с вредными, опасными или тяжелыми условиями труда срок хранения табелей составляет 75 лет, так как содержащиеся в них данные могут быть необходимы для исчисления стажа и пенсий.

График отпусков

Следующий документ, про который далеко не всегда помнят бухгалтеры, выполняющие функции кадровика, связан с отпусками сотрудников. Речь идет о графике отпусков. В статье 123 ТК РФ прямо сказано, что график отпусков обязательно должен быть в организации. Данный документ составляется по унифицированной форме Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата №1.

Обратите внимание: график отпусков должен быть утвержден в строго определенное время – не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Кроме того, любые отклонения реальных отпусков от этого графика должны оформляться отдельными приказами, вносящими изменения в график.

И еще одно важное замечание. Срок хранения графика отпусков составляет один год (см. приказ № 558), который исчисляется с 1 января года, следующего за тем, на который был составлен график. Например, график отпусков на 2012 год надо было утвердить не позднее 16 декабря 2011 года, а хранить его надо будет до 31 декабря 2013 года. Соответственно, в 2012 году инспекторы при проверке могут потребовать графики отпусков на 2012 год и на 2011 год. Как видим, хранить графики отпусков за все прошлые годы организация не обязана.

Штатное расписание

Идем дальше. В ряду уже озвученных документов штатное расписание стоит особняком. Дело в том, что напрямую в Трудовом кодексе не сказано о необходимости иметь штатное расписание в каждой организации. Но при этом в Кодексе есть норма, согласно которой в трудовом договоре нужно указать должность в соответствии со штатным расписанием (ст. 57 ТК РФ). Вот и выходит, что в организации должен быть документ, где указываются наименования должностей, размеры окладов и другие условия.

Форма, по которой оформляется штатное расписание (форма Т-3), также утверждена постановлением Госкомстата №1. При этом штатное расписание (как и график отпусков) – документ, который вовсе не обязан быть статичным. Компания может оперативно добавлять или сокращать должности, переименовывать их и т.п. Но любое это действие должно находить официальное подтверждение в приказах, вносящих изменения в штатное расписание. Также надо следить за тем, чтобы наименования должностей в штатном расписании (в его последней, действующей редакции) совпадали с наименованиями должностей в трудовых договорах и трудовых книжках.

Правила внутреннего трудового распорядка

Необходимость иметь документ под названием «Правила внутреннего трудового распорядка» напрямую вытекает из статьи 189 ТК РФ. В ней сказано, что «трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка» и приводится краткое описание этого документа.

Не забудьте, что данные правила утверждаются приказом руководителя. Каждого сотрудника нужно ознакомить с ними под подпись. В случае изменения или принятия новых правил, прежняя редакция должна храниться в течение одного года (см. приказ № 558).

Читайте так же:  Порядок оформления временной регистрации

Расчетный листок

Следующий документ обязательно заинтересует проверяющих из трудинспекции. Речь идет о расчетном листке, который, согласно статье 136 ТК РФ, работодатель должен выдавать каждому работнику при выплате заработной платы. В листке должна содержаться информация о составных частях зарплаты за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей сумме, подлежащей выплате.

Как показывает практика, о необходимости выдачи таких листков помнят не на всех предприятиях. А ведь за отсутствие расчетных листков при выплате каждой заработной платы инспектор имеет право штрафовать организацию на 50 тысяч рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Вот поэтому-то расчетные листки так интересуют контролеров: затрат на выявление нарушения практически никаких, а штраф можно насчитать весьма внушительный.

Итак, что же надо сделать, чтобы этого штрафа избежать? Прежде всего, утвердить форму расчетного листка. Делается это приказом по организации, который издается на основании статьи 136 ТК РФ. В этом же приказе целесообразно зафиксировать порядок заполнения данного листка, а также порядок его выдачи сотрудникам, четко обозначив лиц,ответственных за каждый этап.

Обратите внимание, что форму расчетного листка и порядок выдачи его работникам нужно утвердить даже в тех организациях, где заработная плата перечисляется на банковские карты (письмо Роструда от 18.03.10 № 739-6-1).

Книги учета трудовых книжек

О трудовых книжках мы уже вскользь упомянули в начале статьи. Но помимо самих трудовых книжек, организация должна вести еще два связанных с ними документа. Это приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Образцы книг можно найти в постановлении Минтруда России от 10.10.03 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

При составлении данных книг нужно помнить, что чиновники не только утвердили их формы и правила ведения, но и четко определили то подразделение, которое должно заполнять каждую из них. Так, ведение приходно-расходной книги возложено на бухгалтерию, а ведение книги учета движения трудовых книжек – на то подразделение организации, которое занимается оформлением приема и увольнения работников. Эти требования зафиксированы в пункте 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек).

Также не забудьте, что данные книги ведутся в бумажном виде. Они должны быть прошиты, опечатаны и заверены подписью руководителя, а листы в книгах положено пронумеровать. Обе книги хранятся в течение 75 лет, а значит, их могут потребовать при любой проверке.

Личная карточка работника

Еще один документ, косвенно связанный с трудовыми книжками, – личная карточка. О необходимости ведения личных карточек работников говорится, в частности, в пунктах 12 и 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Форма личной карточки утверждена постановлением Госкомстата № 1 (форма Т-2). Заполняется она на каждого сотрудника и хранится в организации в течение 75 лет.

На этом перечень обязательных для любой компании кадровых документов заканчивается. Однако трудовое законодательство упоминает еще и другие документы, которые должны появляться в компании в тех или иных случаях. О них мы детально поговорим в следующий раз.

*«Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Табель учета рабочего времени является первичным кадровым или бухгалтерским документом?

Можно ли без табеля начислять зарплату?

Табель учета рабочего времени и одновременно являются и кадровым и бухгалтерским документом

Применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

Марина Ивановна, приветствую Вас! Табель учёта рабочего времени — это документ, на основании которого в первую очередь ведётся учёт рабочего времени, далее начисляется. Форма утверждена. Имейте в виду, что инспекторы табеля тоже проверяет.

Выражаю признательность за помощь.

«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.07.2017) (с изм. и доп., вступ. В силу с 01.10.2017)

«»ТК РФ Статья 91. Понятие рабочего времени. Нормальная продолжительность рабочего времени

Работодатель обязан вести «учет» времени, фактически отработанного каждым работником.

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Исходя из его содержания, это же очевидно. Он используется как для контроля рабочего времени, так и для расчёта зарплаты. Сначала поступает в кадровое подразделение, а после проверки уже в бухгалтерию. Он первоначально кадровый документ, а «вторично» уже бухгалтерский.

То что нужно. Спасибо!

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда был утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N1 и был отнесен этим документом к категории «По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда» и не относился к категории «По учету кадров».

На практике ведение табеля возлагается руководителем на какого либо из работников (бригадира, кадровика, руководителя какого либо подразделения) и далее передается в бухгалтерию для начисления заработной платы.

Не смотря на то, что в небольших коллективах таьель часто ведут сотрудники кадровой службы, для работы кадрового подразделения он нужен постольку-поскольку, а вот бухгалтерии без него не обойтись.

График документооборота – инструмент эффективного взаимодействия

В каждой компании документация должна регламентироваться с учетом конкретных особенностей: объема, вида осуществляемой деятельности, структуры управления и т.п. Являясь функциональным подразделением, кадровая служба взаимодействует со всеми без исключения подразделениями организации. О масштабах этого взаимодействия можно судить по кадровой политике, включающей в себя рекрутинг персонала, его адаптацию, обучение, мотивацию, оценку, а также полноценное ведение кадрового делопроизводства в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

Читайте так же:  Протокол судебного заседания по уголовному делу образец бланк

Между кадровой службой и бухгалтерским (финансовым) отделом порой складываются непростые отношения, т.к. именно с их деятельностью связан основной документооборот организации. В бухгалтерию кадровики передают сведения о принятых и уволенных работниках, копии кадровых приказов, больничные листы, отпускные записки, табели для расчета заработной платы и т.д. Поэтому очень важно, чтобы документооборот между подразделениями был упорядочен и выполнялся всеми ответственными лицами организации. От этого зависит многое – в частности, своевременное получение работниками зарплаты и других положенных им выплат. Следовательно, необходимо зафиксировать последовательность действий, а именно:

  • в какие сроки руководители подразделений должны представлять документы в кадровую службу;
  • в какой срок кадровая служба должна оформлять приказы и другую кадровую документацию;
  • в какой срок кадровая служба должна передавать в бухгалтерию документы для расчета зарплаты.

Четкое определение потоков движения кадровых документов позволит организации наладить соответствующие внутренние регламенты. Одним из них является график документооборота с описанием типов используемых документов и указанием сроков их исполнения. Упрощенная схема взаимодействия между кадровой службой, бухгалтерией и финансовым отделом показана на рисунке.

[2]

Общий порядок создания первичных документов, их хранение, а также порядок организации документооборота определяются законодательством. Так, согласно п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета, утв. Приказом Минфина РФ 29.07.1998 № 34н, создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по образцам, содержащимся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. В данном графике документооборота рассмотрено движение следующих кадровых документов:

  • приказ о приеме работника(ов) (формы № Т-1, № Т-1а);
  • личная карточка (форма № Т-2);
  • штатное расписание (форма № Т-3);
  • приказ о перемещении работника(ов) (формы № Т-5, № Т-5а);
  • приказ об отпуске работника(ов) (формы № Т-6, № Т-6а);
  • график отпусков (форма № Т-7);
  • приказ о прекращении трудового договора с работником(ами) (формы № Т-8, № Т-8а);
  • приказ о направлении в командировку (форма № Т-9);
  • приказ о поощрении работника(ов) (формы № Т-11, № Т-11а);
  • табель учета рабочего времени (форма № Т-13).

Документы, утверждаемые непосредственно организацией, должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с требованиями, предъявляемыми к унифицированным формам. Лица, составившие и подписавшие эти документы, отвечают за достоверность входящих в них данных.

В графике документооборота необходимо перечислить работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемые структурными подразделениями, с указанием сроков и ответственных исполнителей, а также закрепить порядок движения каждого вида документа, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. Форма данного документа не унифицирована, пример графика документооборота кадровой службы приведен в приложении. Он представляет собой таблицу, включающую следующие подразделы:

  • порядок создания документа;
  • наименование документа;
  • количество экземпляров;
  • данные о лице, ответственном за получение, выписку и оформление;
  • данные о лице, утверждающем, визирующем и подписывающем документ;
  • срок исполнения;
  • данные о лице, направляющем документ, и место назначения;
  • дата и порядок представления;
  • данные о проверяющем лице;
  • дата и срок исполнения.

Если график документооборота составлен правильно и соблюдается должным образом, должностные обязанности между работниками распределяются более рационально, контроль усиливается, внешняя и внутренняя отчетность составляется своевременно.

В небольших организациях график документооборота составляет компетентный сотрудник, которого назначает руководитель организации. В данном случае это может быть работник кадровой службы. Если вам поручили составить регламент взаимодействия кадровой службы с другими подразделениями, прежде всего внимательно ознакомьтесь с работой каждого из них. Важно также понять, что хотят получить работники от кадровой службы. Что касается документооборота, желательно разработать этот документ так, чтобы каждому исполнителю было ясно, какова его связующая роль. В процессе работы можно использовать должностную инструкцию или положение о подразделениях. Чем подробнее описан процесс взаимодействия, тем выше его эффективность.

Перед подписанием графика документооборота необходимо согласовать его со всеми заинтересованными лицами, утвердить его у руководителя организации и ознакомить с ним всех заинтересованных сотрудников под роспись. Также целесообразно вручить каждому исполнителю выписку из графика, в котором перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности данного исполнителя. Составленный график дает право требовать представления документов в установленные сроки.

Внедрение графика документооборота позволяет повысить эффективность управления всей организацией и кадровой службой в частности, избежать дублирования документов и улучшить качество функционирования подразделений.

Рисунок — Упрощенная схема взаимодействия с кадровой службой

Видео (кликните для воспроизведения).

Приложение — Пример оформления графика документооборота

Источники


  1. Смирнов; Петренко Политология; М.: Велби, 2011. — 336 c.

  2. Марчалис, Николетта Люторъ иже лютъ. Прение о вере царя Ивана Грозного с пастором Рокитой / Николетта Марчалис. — М.: Языки славянской культуры, 2017. — 870 c.

  3. Братановский, С. Н. Теория государства и права / С.Н. Братановский. — М.: Приор-издат, 2003. — 174 c.
  4. Гришаев, П.И. Немецко-русский юридический словарь / П.И. Гришаев, Л.И. Донская, М.И. Марфинская. — М.: РУССО, 2016. — 622 c.
  5. Безуглов, Анатолий Встать! Суд идет: моногр. / Анатолий Безуглов. — М.: Детская литература. Москва, 2014. — 224 c.
Первичные документы в бухгалтерии кадровой службы
Оценка 5 проголосовавших: 1

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here