Важная информация и советы на тему: «Отчет о командировке образец бланк». В статье собраны ответы на многие сопутствующие вопросы. Если вы все же не найдете ответ, или необходимо актуализировать информацию, то обращайтесь к дежурному юристу.
Командировочное удостоверение. Бланк и образец заполнения формы Т-10
Сотрудник, направляемый в командировку, обязательно должен быть снабжен основным командировочным документом — командировочным удостоверением. Оно подтверждает тот факт, что работник организации был направлен в служебную поездку, а также свидетельствует о прибытии к месту назначения, и после выполнения возложенных функций, своевременном отбытии обратно.
Этот документ заполняется по стандартной унифицированной форме Т-10 и является необходимым документом для всех сотрудников, направляемых в служебные поездки. На их основании бухгалтер предприятия может списать командировочные затраты, в том числе суточные и за счет них уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.
Внимание! С 2015 года оформление служебного командировочного удостоверение перестало быть обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014), но по-прежнему рекомендовано к применению.
Кто оформляет командировочное удостоверение
Заполнением формы Т-10 должен заниматься либо специалист кадровой службы предприятия, либо сотрудник бухгалтерии, либо иное уполномоченное лицо. Оформление проводится на основании изданного приказа о командировке за подписью руководителя организации.
Порядок оформления Т-10
Стандартный бланк Т-10 представляет из себя документ с двумя сторонами. На титульном листе прописываются общие сведения об организации, сотруднике и командировке, на оборотной странице – проставляются подписи и печати организаций, в которые направлялся командировочный.
Первое, что нужно написать на лицевой стороне командировочного удостоверения – полное название предприятия, в котором работает командированный, с обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ОАО, ЗАО). Рядом нужно вписать код ОКПО (из регистрационных документов компании). Чуть ниже ставится номер документа по внутреннему документообороту, а также дата его составления.
Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.
Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер).
Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.
Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.
В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.
Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).
Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.
Действия сотрудника после командировки
После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.
Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».
Нужно ли регистрировать командировочные удостоверения
Бланк Т-10 является документом учета, поэтому подлежит обязательной регистрации во внутреннем документообороте. Для учета командировочных удостоверений используются специальные журналы регистрации.
Инструкция: составляем авансовый отчет по командировке
Для чего нужен авансовый отчет за командировку
Если работнику организации выдаются денежные средства подотчет, то по истечении определенного срока времени специалист обязан отчитаться, как и на какие цели потратил выделенный аванс. В основном деньги выдают сотрудникам при их командировании в служебные поездки.
Так, в соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан оплатить:
- Расходы на проезд.
- Затраты на аренду жилья.
- Суточные или траты, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника вне его места проживания.
- Иные расходы, которые произведены с одобрения руководства компании.
Отметим, что нормативы оплаты командировочных расходов компания устанавливает самостоятельно. Подробно обо всех тонкостях ситуации читайте в статье «Как правильно оплатить командировку в 2019 году».
Следовательно, сотрудник должен отчитаться о том, как он истратил командировочные деньги. Причем для отчетности придется заполнить специальный бланк: авансовый отчет по командировке 2019 (АО).
Форма документа
Некоммерческая организация, как и представители коммерческой сферы, вправе разработать бланк отчетности по полученным авансам самостоятельно. Бюджетникам же рекомендовано применять унифицированные формы, которые представлены в инструкции № 52н.
Так, бланк авансового отчета по командировке имеет код ОКУД 0504505. Был скорректирован в 2015 году. Актуальная форма авансового отчета — это двусторонний бланк. На лицевой стороне отражается информация об учреждении, командированном сотруднике, его Ф.И.О. и должности. Также на лицевой стороне указывается сумма, которую работник получил подотчет, сколько израсходовал и какой остаток числится на отчетную дату.
Оборотная сторона авансового отчета заполняется информацией о предоставленных подтверждающих документах, а также сведения о бухгалтерских записях, которые были отражены в учете.
Актуальный бланк
Заполняем лицевую часть
Прежде чем представить готовый образец, как заполнить авансовый отчет по командировке, разберем действующий алгоритм заполнения документа. Итак, начнем с лицевой стороны бланка:
- Шапка документа (верхний правый угол) заполняется в самый последний момент, только после того, как утвержден авансовый отчет по командировке, проводки зарегистрированы в бухучете и документ проверен главбухом. Следовательно, шапку АО не заполняйте.
- Указываем номер и дату самого документа. Затем прописываем наименование учреждения (допустим сокращенный вариант), указываем ИНН, заполняем регистрационные коды организации в таблице справа. Теперь прописываем структурное подразделение и Ф.И.О. работника, который был направлен в командировку. Указываем должность сотрудника и назначение аванса. В нашем случае — «командировочные расходы».
- Заполняем таблицу. Указываем, сколько денег работник получил авансом, сколько израсходовал, какой числится остаток. Бухгалтерские записи (проводки) заполняет представитель бухгалтерской службы учреждения.
- Остальные строки и графы должны бить заполнены соответствующими специалистами бухгалтерской службы. Подтвердить целесообразность произведенных затрат должен руководитель структурного подразделения.
Читайте так же: Техническое задание на разработку требований, образец
Пример заполнения авансового отчета по командировке (лицевая сторона):
Заполняем оборотную часть
Переходим к заполнению оборотной части документа:
- В таблице поочередно следует заполнить графы 1-6. Здесь перечислите все документы, подтверждающие назначение и целесообразность произведенных затрат. В 4 графе распишите, какой документ (чек, приказ, квитанция) стал основанием для проведения расходов.
- Пустые строки зачеркните, как положено при оформлении бухгалтерской документации (показано на рисунке).
- Подведите итоги в нижнем разделе таблицы.
- Графы 7-10 заполняет бухгалтер, ответственный за отражение расчетов с подотчетными лицами.
- Достоверность указанных сведений внизу оборотной стороны АО подтверждает подотчетное лицо, то есть командированный сотрудник.
После внесения бухгалтерских записей документ проверяется главным бухгалтером и только после контроля подается на утверждение руководителю учреждения. Утвержденный АО вместе с подтверждающей документацией подшивается с аналогичной отчетностью и хранится в архиве организации.
Готовый образец заполнения авансового отчета по командировке будет выглядеть так:
Скачать заполненный образец
Важное о сроках
Сдать авансовый отчет по командировке следует в течение трех рабочих дней с момента завершения командировки. Например, если сотрудник вернулся из поездки 02.07.2018, то отчитаться за аванс он должен не позднее 05.07.2018.
В тот же срок работник должен вернуть излишки, которые не подтверждены официальными документами. Если специалист отказывается возвращать излишне полученные деньги, то можно оформить удержание из заработной платы. Как это сделать, читайте в отдельном материале: «Как удержать из зарплаты подотчетную сумму».
Ответственность
Авансовый отчет — это основной отчетный бланк, который подтверждает правильность оформления и ведения расчетов с подотчетными лицами. За нарушение действующих правил для руководителей организаций предусмотрена административная ответственность.
Напомним, что если суммы подотчет выдаются через кассу, то есть наличкой, то за нарушение кассовой дисциплины могут оштрафовать — до 50 000 рублей на юридическое лицо.
Ответственность за правильность оформления следует возложить на бухгалтера, ведущего расчеты с подотчетниками. Закрепите данное условие в его должностных инструкциях.
Особенности составления служебного задания на командировку
Служебные командировки — отвлечение сотрудников от постоянного места работы, поездки для выполнения задания руководства — должны быть надлежащим образом оформлены. Раньше служебное задание оформлялось вместе с командировочным удостоверением и приказом по организации. Какую роль играет служебное задание при отправке в командировку в настоящее время, как оформить документ и каковы правила документооборота по нему – обо всём далее.
Какие документы нужны командированному
К оформлению документов направляемому в командировку сотруднику предъявляются серьезные требования — бумаги подтверждают затраты компании, контролируемые фискальными органами.
Действующая редакция правительственного Постановления №749 от 13/10/08 г. говорит о необходимости:
- письменного распоряжения администрации об отправке в командировку;
- авансового отчета о служебных расходах.
Все записи в авансовом отчете подтверждаются первичными документами (на проезд, о затратах на проживание и др.). Письменное распоряжение оформляется в виде приказа о командировке, в котором кратко описывается в том числе и ее цель.
Несмотря на сокращение документации по командировкам на законодательном уровне, многие кадровики продолжают оформлять и командировочное удостоверение, и служебное задание на командировку, полагая, что обязательных, указанных в законодательстве документов, недостаточно для полного учета командировки.
И в приказе, и в служебном задании отражаются цели, поставленные руководством перед сотрудником. Служебное задание при этом имеет ряд особенностей.
Обязательно ли служебное задание
Постановление №749 такой вид документа не упоминает, в связи с чем считается, оформлять его у организации обязанности нет. Если командировка срочная, проще обойтись и письменным приказом по организации, нарушением это считаться не будет. Однако, если предстоит серьезная длительная поездка, задание сотруднику все же стоит изложить в наиболее ясной, подробной форме, отдельным документом. Обычно составляется служебная записка или, более привычное работнику и руководству, служебное задание.
В нем не только указывается цель поездки, как в приказе, но и дается более развернутый перечень задач, которые обязан выполнить командированный сотрудник для ее достижения. Такая подробная форма изложения задания удобна: она дает возможность избежать недоразумений и неточностей при выполнении служебного поручения работнику и легко проконтролировать исполнение администрации.
Командировочное задание считается внутренним документом, его применение должно быть отражено в локальных актах, касающихся командировок (ст. 8 ТК РФ).
На заметку! В приказе №558 Минкульта от 25/08/10 г. о перечне управленческой документации и сроках хранения документов под №669 указаны документы о командировании сотрудников, в том числе и служебные задания. Срок их хранения – 5 лет, и 10 лет – для командировок за рубеж.
Кем оформляется служебное задание и кто должен его подписывать
Оформление служебного задания командированному сотруднику может быть поручено его непосредственному начальнику, например, главному инженеру, если командируется рядовой инженер. Достаточно часто оформлением занимается работник кадровой службы на основании докладной записки руководителя подразделения, утвержденной руководителем фирмы.
Оформленное письменно задание на командировку подписывают:
- руководитель фирмы;
- руководитель структурного подразделения;
- сам работник.
Число экземпляров документа оговаривается в ЛНА. Чаще всего ограничиваются одним экземпляром. Задание выдается каждому сотруднику отдельно, даже если они направлены в командировку как группа, согласно приказу.
Руководитель фирмы, отправляясь в командировку, оформляет служебное задание себе как работнику и сам ставит подпись под ним.
В документе предусмотрено не только задание как таковое, но и отчет по возвращении из служебной поездки о его исполнении. Он должен предоставляться руководству независимо от того, используется ли утвержденная форма Т-10а либо свободная, принятая фирмой и закрепленная в локальном акте.
После окончания поездки задание сдается вместе с авансовым отчетом и подтверждающими расходы документами к нему. Если документооборотом организации предусмотрено командировочное удостоверение, оно также прилагается к пакету.
На заметку! Если использование служебного задания прописано в ЛНА, сотрудник обязан письменно отчитаться об исполнении, иначе он будет наказан по ТК РФ, ст. 192.
Читайте так же: Опись вложения в ценное письмо образец бланк
Состав документа
Служебное задание командированному сотруднику, составленное любым законным способом (на унифицированном бланке или без него) содержит определенные реквизиты:
Во многих случаях бланк Т-10а не используется, поскольку имеет ограниченные формой поля для заполнения. Если содержание служебного задания объемное, заполнять такой документ неудобно. Тогда применяется свободная форма с включением в нее вышеназванных данных.
Возьмем для образца условный пример, в котором заместитель директора Иванов Василий Петрович направляется в командировку для выполнения ряда поручений. После возвращения он сам заполняет отчет об исполнении задания. Служебное задание по письменному распоряжению директора оформил сотрудник кадровой службы. Директор является непосредственным руководителем работника. Унифицированный бланк, согласно ЛНА, фирмой не используется.
Служебное задание
для направления в командировку и отчет о его выполнении
от 10.10.19 года
Иванова Василия Петровича
таб. №5
Подразделение – АУП,
должность – заместитель директора.
Направлен в ООО «Стимул», г. Рязань, в командировку на период 10-17 октября 2019 года, сроком на 8 календарных дней, из них в пути 2 дня. Основание: приказ №65-к от 9.10.19 г. о направлении в командировку Иванова В.П.
Содержание служебного задания:
1. Заключение контракта на поставку винограда.
2. Сверка взаиморасчетов за 1-3 квартал 2019 года.
Директор ООО «Агат» Матросов Н.Н.
С заданием ознакомлен: зам. директора Иванов В.П.
Отчет о выполнении (заполнено работником):
1. Заключен контракт на поставку винограда от 12.10.19 г.
2. Проведена поквартальная и общая сверка взаиморасчетов с ООО «Стимул» за 1-3 квартал 2019 года.
18.10.19 г.
Зам. директора Иванов В.П.
Заключение о выполнении задания: выполнено полностью (заполнено директором).
Директор Матросов Н.Н.
Как правильно считать дни
Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.
В случае утери проездных документов:
- используют подтверждающие наем жилья сотрудником в поездке (гостиничная квитанция, любые иные документы, указывающие на временное проживание);
- документы на проживание и проезд у работника отсутствуют — он составляет служебную записку (или любой иной документ), в которой указывает реальный срок своего нахождения в командировке, а принимающая сторона подтверждает его подписями своих ответственных лиц.
Если работник вместо общественного пользовался транспортом фирмы или личным либо привлек к перевозке третьих лиц, он составляет служебную записку с приложением любых задокументированных данных о том, что проезд осуществлялся по нужному маршруту (путевой лист, кассовые чеки АЗС и др.).
При исчислении дней командировки, отражаемых в приказе, в служебном задании и в отчете по его исполнению, следует учитывать, что:
- сутки считаются до 24 часов, включая последние минуты, с нуля часов – следующие сутки;
- если вокзал, аэропорт, пристань находятся за городской чертой, время проезда до них входит в период командировки;
- появление в день выезда и приезда командированного на его постоянном рабочем месте оговаривается с администрацией.
Пример краткого отчета о выполнении заданий в командировке
Отчет о командировке служит документальным доказательством результатов служебной поездки, осуществленной физическим лицом. Большинство сотрудников по возвращению из командировочных поездок забывают оформить и сдать отчет подобного рода. Я тому не исключение. Однако бездействие подобного рода в моем случае привело к негативным последствиям.
У нас поменялся и начальник. Новый руководитель начислял командировочные выплаты, исходя из объема выполненной в путешествии поездки. Поскольку я вообще не сдал отчет, то денежный платеж мне не предоставили. После этого я всегда начал сдавать данный документ работодателю. В статье расскажу о том, как правильно оформить отчет о проделанной в командировке работе, а также, что указывать в этом документе, если поездка прошла безуспешно.
Пример написания отчета по командировке
Действующим российским законодательством установлено, что вся информация о командировках, в том числе и та, которая имеет отчетный характер, заноситься в специальный бланк по форме Т-10а. Большинство руководителей предпочитают пользоваться именно этим образцом. Однако в зависимости от специфики командировочной поездки, данный бланк может не подходить, поскольку требуется сбор сведений, указание которых в нем не предусмотрено.
В связи с этим в законодательстве было прописано, что при необходимости можно пользоваться произвольными формами отчета. Ошибка многих подчиненных состоит в том, что они сильно подробно начинают расписывать все детали поездки. Так делать не нужно, поскольку такой тип документа, как отчет, подразумевает некую выжимку самой главной информации. Отчет должен занимать не более, чем одну страницу листа формата А4.
В отчете обязательно должны содержаться сведения о работнике, который ездил в командировку, а также о том, какая цель была перед ним поставлена. Кроме того, необходимо подвести итоги, касающиеся того, как прошла поездка, а также проставить реквизиты (даты и подписи).
Образец произвольного отчета о командировке
Чаще всего физические лица в свободной форме пишут отчеты о том, какие поручения ними были выполнены на протяжении командировочной поездки. Однако если форма документа является неофициальной, то это вовсе не значит, что его можно оформлять как угодно. Существует ряд требований, согласно которым должен быть составлен отчет подобного характера. В документе обязательно должна быть представлена следующая информация:
В 2019 году ужесточились требования к отчету по командировке. Вышеприведенные блоки документа нельзя смешивать и каждый из них должен быть озаглавлен. Кроме того, необходимо, чтобы в документе была проставлена дата его оформления, а также подпись физического лица, побывавшего в командировке и его начальника.
Образец отчета для случая непродуктивной поездки
Иногда бывает и так, что руководитель отправляет подчиненного в командировочное путешествие, надеясь на успешный результат, но все идет не по плану. В таких ситуациях работнику все равно необходимо составлять и сдавать отчет о командировке. Это связано с тем, что командировки оплачиваемые, и если поездка увенчалась крахом не по вине сотрудника, то он в любом случае должен получить материальную компенсацию от начальника.
Однако для того чтобы убедить руководителя в том, что ничего не удалось в связи с независящими от подчиненного обстоятельствами, а не по причине его бездействия, необходимо предоставить грамотно оформленный отчет. Также важным моментом является то, что документ, содержащий итоги поездки, нужно составлять по приезду. О том, когда был оформлен отчет, свидетельствует указанная в нем дата.
Читайте так же: Как подать иск на пфр в судебном порядке
Начинать составление документа, информирующего о том, что командировка была безуспешной, также необходимо с внесения должностей, фамилий, имен и отчеств руководителя и подчиненного соответственно. Далее, как и в вышеприведенном примере краткого отчета о выполнении задания командировки, отображается место, в которое было направлено физическое лицо, а также реквизиты соответствующего приказа.
Потом излагается цель поездки. Если задач было несколько, то не стоит их смешивать. Каждую цель необходимо указывать по отдельности, для того чтобы в результате было ясно, успехом ли она увенчалась. Также обращаю внимание на то, что не нужно забывать озаглавливать каждый блок. Например, следует написать такую фразу, как цели поездки, подчеркнуть ее, поставить двоеточие, а потом уже с новой строки переходить к их перечислению.
Затем также по пунктам указываются результаты безуспешной командировки. В первую очередь пишется следствие определенной цели (например, договор не был заключен), а затем краткое объяснение того, почему так произошло и повлиявшие на это обстоятельства.
К примеру, в моем случае не получилось составить документ, поскольку потенциальные партнеры посчитали предложение бесперспективным и соответственно не были заинтересованы в сотрудничестве. Также может возникнуть и ряд других непредвиденных обстоятельств, вплоть до того, что иностранные коллеги могут попросту не явиться на встречу. Задача сотрудника, посланного в командировку, состоит в том, чтобы донести до работодателя то, что поездка оказалась непродуктивной далеко не по его вине.
Отчет о выполненной работе за период пребывания в служебной командировке
Тип документа: Отчет
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 3,3 кб
Бланк документа
Скачать образец документа
- Отчет: образцы (Полный перечень документов)
- Поиск по фразе «Отчет» по всему сайту
- «Отчет о выполненной работе за период пребывания в служебной командировке».doc
- Скачано документов
Занесено в базу
Внесены исправления в
- Договоры
- Все документы
У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!
Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.
Отчет о командировке
Тип документа: Отчет
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 28,0 кб
Отчет о командировке является документом, отражающим выполнение командировочного задания работником, направленным в служебную поездку.
Назначение документа
Командировка (служебная поездка) — поездка работника на определенный срок с целью исполнения поручений руководства вне установленного трудовым договором и должностной инструкцией места работы. Если характер работы и без того предполагает частые поездки, например, работа водителя-экспедитора, то такие поездки командировкой не считаются и никак не оформляются. Речь идет только о работниках со стационарным рабочим местом.
Служебная поездка позволяет решить множество задач:
- провести переговоры, поучаствовать в совещаниях, заседаниях, конгрессах;
- провести проверку удаленных структурных подразделений, филиалов;
- повысить квалификацию работника, если целью командировки является прохождение обучения;
- перевезти товарно-материальные ценности, людей и др.
Сотрудник, направленный в командировку, по нормам трудового законодательства сохраняет за собой рабочее место, средний заработок и имеет право на компенсацию расходов, понесенных во время поездки.
Отчет о командировке будет служить документом, на основании которого работодатель делает заключение о выполнении/невыполнении работником задач, поставленных перед ним руководством. В некоторых случаях невыполнение задач служебной поездки может стать поводом к наложению на работника дисциплинарного взыскания.
Нормативная база
Статья 166 ТК РФ оговаривает правила направления работника в служебную поездку и порядок возмещения командировочных расходов.
Отметим, что оформление работниками командировочного удостоверения и отчета о командировке является процедурой необязательной. Ее необходимость определяется работодателем самостоятельно (ст.ст. 8, 22 ТК РФ).
Если работодатель все же решит, что отчет его работникам нужен, то форма этих документов должна быть утверждена нормативным локальным актом организации. Как правило, формы входят в Положение о служебных командировках организации. Там же оговаривается и срок предоставления работником отчетной документации.
Как составляется отчет
Отчет составляется по прибытии из поездки. Допускается заполнение отчета как от руки, так и на компьютере.
Документ состоит из следующих основных разделов:
- »шапка», в которой указано название документа, наименование организации, дата оставления;
- сведения о командировке: дата отправления, дата прибытия, основание для направления в командировку (дата и номер приказа);
- цель командировки. Как правило, она переносится из приказа. В случае если руководством были поставлены дополнительные задачи, они тоже вносятся;
- результаты. Выполнена/не выполнена поставленная цель, выполнена частично и т.п. Данный раздел является в отчете основным, поэтому результаты описываются подробно, с указанием документов (например, если целью было обучение, указывается дата и номер свидетельства, удостоверения о повышении квалификации, сертификата о прохождении курсов и т.п.);
- подпись работника, составившего отчет, и дата.
Помимо отчета в бухгалтерию предприятия подаются и документы, подтверждающие командировочные расходы (квитанции автозаправок, чеки, билеты и т.п.).
Хранение отчета
Отчет о командировке хранится вместе с другими документами о направлении работника в служебную поездку, как правило, в бухгалтерии. Срок хранения документации составляет 5 лет.
Отчет о командировке
Формирование отчета о командировке, наряду с другими отчетными бумагами, является необходимой частью заключительного этапа документального сопровождения служебной поездки.
Для чего нужен документ
Командировка может быть связана с самими разными целями:
- проведением переговоров;
- заключением договоров;
- обслуживанием удаленного структурного подразделения;
- закупками и продажами товарно-материальных ценностей;
- участием в семинарах тренингах;
- обучающих мероприятиях и т.д.
При этом, вне зависимости от целей, по результатам поездки командированный должен составить и передать начальству отчет о выполнении задания.
Читайте так же: Резюме продавца-консультанта, образец
Отчёт о командировке нужен обеим сторонам трудовых отношений.
На основании отчета руководство предприятия имеет возможность определить, насколько хорошо сотрудник справился с теми вопросами и задачами, которые он должен был решить в командировке. Работнику же он позволяет избежать необоснованных претензий на предмет неудовлетворительных результатов поездки.
Не следует забывать и о том, что на основании отчета руководство компании может как поощрить подчиненного за успешно проделанную работу, так и наказать путем наложения дисциплинарного взыскания (например, если итоги командировки будут отрицательными, при условии, что они случились по прямой вине сотрудника).
Кто формирует отчет
Документ составляется от лица командированного. При этом на бланке обязательно должна стоять подпись (резолюция) лица, которое приняло документ. Автограф последнего будет свидетельствовать о том, что отчет принят к рассмотрению.
Что внести в отчет о командировке обязательно
Для того, чтобы при составлении отчета не возникало трудностей, перед тем как отправиться в командировку, следует внимательно ознакомиться с теми задачами, которые поставлены руководством.
Необходимо, чтобы задачи командировки были оформлены в письменном виде – в форме служебного задания (при выявлении каких-то непонятных моментов, их нужно разрешить на месте).
Таким образом, обязанности командированного сводятся исключительно к выполнению тех функций, которые будут указаны в данном документе. Именно результаты решения этих вопросов следует отразить в отчете в первую очередь. По возможности, их следует подкрепить дополнительными обосновывающими бумагами.
Если в период поездки работодатель вдруг посчитает нужным поставить какие-то дополнительные задачи подчиненному, он обязательно должен будет согласовать с ним возможность их выполнения. При этом работник имеет полное право от них отказаться.
В какой период нужно составлять отчет
Сроки по сдаче отчета о командировке определяются в индивидуальном порядке и зависят от особенностей предприятия. В среднем – это три рабочих дня, но в любом случае, этот период не должен превышать одного месяца с момента возвращения сотрудника из служебной поездки.
Что еще, кроме отчета о командировке, нужно сдавать работодателю
Помимо отчета, командированный должен передать в бухгалтерию:
- авансовый отчет (о расходах, произведенных в командировке);
- квитанции, чеки, проездные билеты, и пр. подтверждающие платежные бумаги;
- командировочное удостоверение (если оно выдавалось).
Общие сведения об отчете, особенности документа
Если вы впервые побывали в командировке и теперь перед вами стоит задача по формированию отчета о ней, а вы не очень хорошо понимаете, как именно его написать, прочитайте наши рекомендации– они пригодятся для точного представления о том, как должен выглядеть этот документ. Также посмотрите и образец бланка – на его основе вы без труда составите свой индивидуальный отчет.
Прежде чем перейти к детальному описанию документа, дадим некоторые общие сведения. Начнем с того, что данный отчет можно писать либо в произвольном виде, либо по унифицированной форме, либо, если в организации существует утвержденный в учетной политике собственный шаблон документа – по его типу. Способ формирования отчета должен быть обозначен в локальных актах фирмы.
Отчет допускается писать на обычном листе бумаги любого подходящего формата (лучше А4) или на фирменном бланке – если это требование есть во внутренних нормативных документах предприятия. Писать его можно как от руки, так и набирать в компьютере (с обязательной последующей распечаткой).
Безоговорочно надо соблюсти только одно правило – в отчете должен стоять автограф командировочного, лица, которое приняло отчет (обычно это руководитель структурного подразделения), а также директора предприятия (помимо подписи он должен поставить на отчете свою резолюцию).
Отчет лучше всего писать в двух идентичных экземплярах (если от руки, то можно через «копирку»), один из которых следует передать руководству, второй, на всякий случай, оставить у себя (предварительно сделав отметку о принятии копии у представителя работодателя).
Образец отчёта о командировке
Для начала — короткое пояснение по структуре. Если вы пишете отчет в произвольной форме (а такая практика сейчас имеет широчайшее распространение), то поделите мысленно бланк на три части: начало, основной раздел и концовку.
Начало – сведения о самом документе (номер, место, дата составления).
Основной блок – собственно отчет, куда включается:
- его период (дата начала и окончания);
- основание (здесь надо указать документ, на основании которого вы были отправлены в командировку – это может быть приглашение со стороны другой организации, приказ директора и т.п.);
- цель командировки (указывайте фактические задачи, которые перед вами поставило руководство);
- результаты поездки: чем подробнее, тем лучше. Если по итогам командировки были заключены какие-то договоры, получены свидетельства, сертификаты и т.п. документы, нужно указать их номер и дату.
По мере необходимости, можете приложить к бланку дополнительные бумаги, оформив их наличие в отчете отдельным пунктом. В конце документ нужно обязательно подписать и датировать текущим числом.
Инструкция: составляем отчет о командировке
Что это за документ
Любая отчетность подразумевает некий доклад о проделанной работе. В данном случае о том, что сделано за период исполнения трудовых обязанностей за пределами офиса или производства. Отчитаться можно кратко или развернуто — конкретные требования устанавливает работодатель.
Несколько слов о служебном задании. Оно содержит краткий перечень того, что необходимо сделать. Пример составления служебного задания на командировку поможет правильно составить документ и не упустить важные моменты.
Требования и структура
Трудовое законодательство не обязывает оформлять задание, и, соответственно, наш пример отчета о командировке носит рекомендательный характер. Но работодатели хотят знать, чем же сотрудник был занят, поэтому разрабатывают соответствующие локальные акты, регламентирующие процедуру оформления поездок.
Что обычно пишут? Если есть возможность, то указывают конкретный результат — заключенный договор или накладная, подтверждающая закупку продукции. Можно использовать краткий отчет о выполнении задания (командировка), пример такого есть в служебном задании. Руководитель, направивший подчиненного в деловую поездку, проверит, насколько итог поездки соответствует выданному заданию. Можете посмотреть, как выглядит отчет о командировке, пример заполнения — форма 10а.
Если служебная поездка была длительной, предполагала решение нескольких вопросов, то вместо краткого лучше использовать полноценный отчет о командировке, пример написания в свободной форме мы составили для бюджетной организации. Допустим, сотрудник поехал в удаленный филиал, где предполагалось провести ряд обучающих семинаров, а также заключить несколько долгосрочных контрактов. По итогам он напишет, что тестирование после тренингов успешно прошли больше половины респондентов, контракты были заключены на поставку оборудования на сумму десять миллионов рублей.
Читайте так же: Приказ о направлении сотрудника в декретный отпуск
Скачать бланк служебного задания на командировку
Кто готовит и в какие сроки
Готовит отчет работник. Понятие командировки раскрывается в 24 главе Трудового кодекса Российской Федерации. Так, работник должен выполнить некое поручение руководства за пределами постоянной работы. Исключения — случаи, когда функционал сотрудника включает регулярные передвижения. Например, курьеры, члены выездных аварийно-ремонтных бригад, торговые представители не докладывают детали своих поездок в какой-либо форме.
Следует отметить, что требования применимы только к тем, кто состоит в трудовых правоотношениях. Человек, оказывающий услуги или выполняющий работы по договору гражданско-правового характера, не может быть отправлен в служебную поездку.
Срок законодательно не установлен, он определяется в локальных актах. Обычно он совпадает со сроком сдачи авансового отчета, если выдавались подотчетные денежные средства. Также сотрудник должен сдать проездные документы и командировочное удостоверение (при наличии).
Важные условия для руководства
Любому руководителю следует учитывать, что не всех сотрудников можно направить в командировку. Так, чиновники определили, что беременных женщин и несовершеннолетних сотрудников нельзя командировать ни при каких обстоятельствах. Даже если эти работники не против поездки и выразили свое согласие в письменной форме.
Некоторых специалистов можно направить в служебную поездку только после получения от них письменного согласия. К таковым относят:
- Родитель-одиночка, который воспитывает ребеночка до 5 лет.
- Родители деток до наступления трехлетнего возраста.
- Родители детей-инвалидов.
- Работники, ухаживающие за больными родственниками по мед. заключениям.
Если от такого специалиста письменного согласия не получено, то представители трудовой инспекции могут наказать организацию.
Шаблон отчетной формы
Еще раз повторимся, что унифицированной формы (образец отчета по командировке в 2019 году) не предусмотрено на законодательном уровне. И если руководитель желает получить соответствующий отчет по результатам служебной поездки, то придется разработать и утвердить соответствующий шаблон.
Вот так выглядит примерный образец отчета о командировке в свободной форме.
Общие правила заполнения
Сразу оговоримся, что алгоритм создания отчета по командировке во многом зависит от бланка, по которому требуется отчитаться. Унифицированный образец отчета о командировке (письменный) чиновниками не утвержден. Следовательно, руководство компании обязано утвердить не только форму, но и отдельные требования по ведению такого бланка.
Учитывайте общепринятые рекомендации. Допустимо подготовить отчет о командировке в 2019 году (бланк, образец заполнения) от руки. Для этого используйте чернила черного или синего цвета. Печатный вариант отчетности все же предпочтительней. Соблюдайте общепринятые правила деловой переписки. Избегайте сокращений в текстовой части отчетной формы. Личные обращения тоже стоит опустить. Допустимо использовать фирменный бланк организации.
Пошаговая инструкция
Пошаговый алгоритм составления отчета по командировке в произвольной форме.
Шаг № 1. Указываем получателя.
В верхнем правом углу отчетной формы укажите должность руководителя предприятия, а также полное или сокращенное наименование организации. Если создание проводится не на фирменном бланке учреждения, то допустимо указать регистрационные данные предприятия (ИНН, КПП), адрес места нахождения, регистрации, контакты для связи.
Шаг № 2. Регистрируем данные составителя.
Как и в обычном заявлении, необходимо указать сведения о лице, составившем отчетную форму. Пропишите занимаемую должность и Ф.И.О. Допустимо прописать табельный номер, адрес проживания и телефон для контактов. Дополнительная информация будет актуальна в крупной организации со сложной организационной структурой.
Шаг № 3. Название документа.
В центре новой строки пропишите «Отчет о командировке».
Шаг № 4. Указываем период и цель командировки.
В первую очередь укажите, когда проходила служебная поездка — конкретные даты. Затем впишите цель, с которой работник был командирован в другую местность. Например, «прохождение курсов повышения квалификации» или «участие в тренинге».
Шаг № 5. Выражаем суть, результаты.
Теперь подробно расписываем, каких конкретно результатов добился командированный работник. Например, целью командировки было заключение контракта на поставку товара. Результатом может быть подписание договора либо отказ от подписания. Если намеченной цели добиться не удалось, то укажите, по каким причинам. Например, контракт на поставку товаров не был заключен с поставщиком из-за несоответствия товара предъявленным качественным характеристикам.
Скачать образцовый отчет
Обязательный авансовый отчет
Помимо отчетности о результатах командировки, работнику придется отчитаться и о понесенных расходах. Напомним, что при командировании специалистов работодатель обязан выплатить аванс по командировочным расходам.
Данный аванс выплачивается на:
- Оплату проезда к месту выполнения служебного задания.
- Наем жилого помещения для проживания в командировке. Например оплата гостиничного номера или аренда комнаты, квартиры в частном секторе.
- Курортный сбор, если работник направляется на территории Российской Федерации, за пребывание на которых придется заплатить курортный сбор.
- Суточные расходы, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника за пределами основного места жительства.
- Иные расходы по согласованию с руководителем. Например, приобретение методических пособий, оплата сертификатов, прочих услуг.
Отметим, что при сдаче авансового отчета в бухгалтерию придется подать и подтверждающие документы: чеки, квитанции, билет, накладные и иные документы.
Особенности составления данной формы отчетности мы рассмотрели в материале «Как заполнить авансовый отчет подотчетного лица». В данной статье представлен актуальный шаблон, пошаговая инструкция к составлению отчетной формы, а также пример заполнения документа. Все формы можно скачать бесплатно.
Источники
Червонюк, В. И. Теория государства и права / В.И. Червонюк. — М.: ИНФРА-М, 2007. — 704 c.
Скворцова, М.В. Англо-русский словарь сокращений. Бизнес, банки, финансы, статистика, экономика, юриспруденция / М.В. Скворцова. — М.: Филоматис, 2014. — 527 c.
Яблочков, Т. Гражданская ответственность дуэлянтов / Т. Яблочков. — М.: Типо-лiтография Т-ва Владимиръ Чичеринъ в Москве, 2018. — 686 c.- Додонов Большой юридический словарь / Додонов, В.Н. и. — М.: ИНФРА-М, 2013. — 790 c.
- Файкс, Г. Полиция возвращается. Из истории уголовной полиции ФРГ; М.: Юридическая литература, 2012. — 240 c.
