Официальное письмо образец бланк

Важная информация и советы на тему: "Официальное письмо образец бланк". В статье собраны ответы на многие сопутствующие вопросы. Если вы все же не найдете ответ, или необходимо актуализировать информацию, то обращайтесь к дежурному юристу.

Деловое письмо — образец и пустой бланк

Деловое письмо — образец и пустой бланк — документ доступен для скачивания с нашего сайта. Воспользуйтесь прямыми ссылками для загрузки. Скачайте пример заполнения и пустой бланк в форматах для открытия в программах Word и Excel. Распечатайте и заполните правильный образец документа. Во избежании ошибок используйте инструкцию по заполнению.

Деловое письмо – письменное извещение к партнерам и деловым агентам. Предназначено для плодотворного сотрудничества. Письма бывают разных видов, от запросов до гарантий, но их объединяет общий строгий стиль изложения. Содержание пишется официально, без художественных оборотов.

В содержании внимание уделяется составителю и адресату. Тело текста – конкретное сообщение, выражающее просьбу, требование или другую потребность изготовителя. К примеру, можно давать объяснения, почему произошла задержка заработной платы. Текст подписывается первым лицом организации – директором или председателем.

Важно помнить простое правило – не рекомендуется составлять объемные документы. Получатель сообщения, как правило, уделяет около минуты своего времени на прочтение акта. Следует излагать только конкретные факты, без лишних умозаключений.

Интересные материалы по теме:

© 2019 Все права защищены
Информационный бухгалтерский сервис. Правовая база и аналитика онлайн.

Данный сайт является некоммерческим информационным проектом, никаких услуг не предоставляет. Документы, отчетности, инструкции, видео и другие материалы взяты с открытых источников.

Логотипы и товарные знаки, размещённые на сайте, принадлежат их законным владельцам, правообладателям.

Деловое письмо

От того, насколько верно и грамотно составлено деловое письмо и коммерческое предложение нередко зависит успех коммерческих отношений. Именно поэтому данную документацию следует оформлять с учетом определенных правил.

Правила составления

Каждое деловое письмо составляется на фирменном бланке компании. Предприятие самостоятельно разрабатывает свой фирменный бланк. Однако в нем в обязательно порядке должны присутствовать следующие сведения:

  • наименование организации (сокращенное или полное);
  • ее фактический адрес и телефон (факс);
  • адрес электронной почты или web-сайта.

К числу необязательных, но желательных реквизитов фирменного бланка можно отнести:

  • логотип компании;
  • банковские реквизиты.

От того, насколько полной и достоверной является Ваша контактная информация, зависит время ожидания ответа на отправленное послание.

Деловое письмо должно содержать регистрационный номер и дату составления. Как правило, эта информация проставляется в левом верхнем углу документа. Регистрационный номер присваивается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и позволяет отслеживать дальнейшее движение письма, как у отправителя, так и у адресата.

Образец и пример написания

Если деловое письмо является ответом, помимо исходящего регистрационного номера, оно должно содержать ссылку на номер входящего документа.

Обязательная регистрации входящей и исходящей документации позволяет упорядочить движение деловой переписки на предприятии.

Чуть ниже регистрационного номера размещают шапку письма. Шапка состоит из наименования должности и ФИО адресата, которые указываются в правом верхнем углу, а также из непосредственного обращения к вышеуказанному адресату. Чаще всего в конце обращения ставится знак восклицания (например, «Уважаемый Степан Ильич!»).

Шрифт письма должен быть одинаковым на всем документе. От выбора шрифта напрямую зависит восприятие послания адресатом, поэтому шрифт не должен быть слишком мелким или крупным. Стандартом деловой переписки считается использование 12-го размера кегля шрифта Times New Roman с единичным межстрочным интервалом.
Исключение можно сделать для личной переписки, например, приглашений или поздравлений. В данном случае допускается более свободное оформление.

Еще одним обязательным реквизитом делового письма являются сведения об исполнителе:

  • должность и ФИО (желательно полностью, чтобы собеседнику было удобнее обратиться к данному лицу);
  • номер рабочего либо мобильного телефона;
  • адрес электронной почты.

Данная информация позволит получателю в кратчайшие сроки найти человека, составившего документ, и обратиться с ответом непосредственно к нему, что поможет существенно сократить время деловых переговоров, осуществляемых посредством переписки.

[2]

Образец на английском языке

Информация об исполнителе помещается в конце документа. Для ее указания принято использовать более мелкий шрифт, чем шрифт, используемый при написании основного текста письма.

Необходимым условием составления деловой документации служит наличие полей. В большинстве случаев левое поле принимается равным трем сантиметрам, правое — полутора сантиметрам. Более широкое левое поле позволяет без труда ознакомится с содержанием документа после ее архивной подшивки.

Письма, составленные на двух и более листах, подлежат нумерации. Номер страницы рекомендуется вставлять с помощью колонтитулов и помещать в правом нижнем углу листа. Нумерация страниц поможет избежать путаницы и оценить объем получаемого послания.

Если деловое письмо содержит приложения, их следует оформлять на отдельных листах. Информация об имеющихся приложениях указывается между основным текстом письма и подписью составителя или иного должностного лица. В случае наличия нескольких приложений, они указываются в виде списка.

Листы приложений могут нумероваться отдельно по каждому приложению, либо вместе с основным письмом.

Загрузка документа
«Деловое письмо»

Подождите: 19 сек

Имя файла документа: delovoe_pismo

Доступный формат скачивания: doc

Размер текстовой версии файла: 27,0 кб

Как скачать документ?

  • Договоры
  • Все документы

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Образец делового письма

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Читайте так же:  Как оплатить парковку в москве 5 лучших способов

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.
  • К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

    Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

    Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    На что обращать внимание при составлении письма

    При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

    Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

    Чего нельзя допускать в деловом письме

    В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

    В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

    Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

    Как отправить письмо

    Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

      Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

    Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

    Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

    Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

  • Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.
  • Письмо организации образец бланк

    Общение между различными организациями и компаниями — необходимость. Современные технические средства передачи информации позволяют самые разные формы общения.

    Иными словами, технический прогресс предоставляет огромные возможности для общения. Тем не менее, правила общения, правила делопроизводства остаются.

    В частности, имеют место определённые правила переписки между юридическими лицами. В чём же заключаются особенности деловой переписки?

    Письмо как основа делового общения

    Можно сказать, что письмо является основой любого делового общения. Каждой организации следует иметь представление о том, как составлять деловое письмо. Это связано с тем, что любой запрос, вопрос, просьба выражается в письме. Именно поэтому на сегодняшний день существует большое количество видов деловых писем.

    Прежде всего, следует помнить об обыкновенных правилах и нормах этикета. Письмо должно содержать приветствие.

    Только после этого можно переходить к формулировке вопроса или просьбы. В заключение письма, следует всегда заранее поблагодарить за ответ на вопрос или выполненную просьбу. Вежливое окончание письма всегда создаст хорошее впечатление о Вашей организации.

    Особенности составления деловых писем

    Для начала, можно ознакомиться с образцами различного рода деловых писем в Интернете. Тем не менее, каждое письмо должно иметь свой собственные, индивидуальные. В частности, особое значение нужно удалять своим реквизитам. Одного названия Вашей организации будет недостаточно. Следует указать полные данные, включая адрес, телефонный номер и веб-сайт (если таковой имеется).

    Кроме того, многие организации для написания писем используют свои собственные бланки. Речь идёт о шаблонах, которые содержат фирменную эмблему и наименование предприятия, а также контактную информацию. Можно сказать, что подобные бланки придают письму большую презентабельность. Следует также добавить, что для оформления бланка используют определённые стандарты и правила.

    Непосредственно текст самого письма следует писать несложными и не очень длинными предложениями. Слова и специальная терминология должны быть ясны адресату.

    Читайте так же:  Договор авторского заказа – образец авторского договора

    В заключении, можно сказать, что самое главное в деловом письме — точное указание и формулирование его цели. Иными словами, адресат, прочитав письмо, должен понять, о чём идёт речь, и с какой целью Вы написали это письмо.

    Если у вас возникло множество вопросов, и имеется несколько поводов для написания письма, то наилучшим вариантом будет составление отдельных писем, но не их объединение в один документ.

    Ниже расположен типовой пример и образец письма организации вариант которого можно скачать бесплатно.

    Официальное письмо

    Важно понимать, что письмо это всего лишь оболочка для передаваемой информации. И если вам требуется составить хорошее письмо, кроме формы письма важно обратить и на содержание. Мы же в данном обзоре ограничимся описанием формы письма.

    Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

    Ниже представлены наиболее часто применяемые образцы писем:

    Бланк официального письма часто представляет собой лист бумаги с нанесенными типографским способом постоянными элементами. Но в последнее время типовые бланки используются все реже, ведь письмо со всем оформлением можно распечатать на принтере. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

    Оформление бланка, должно соответствовать принципам технической эстетики, что в свою очередь положительно влияет на восприятие его содержания. Учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю — более «устойчивой».

    В стандартах на формуляры-образцы устанавливаются форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая компановка документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

    Реквизиты являются обязательными признаками, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать соответствующим стандартам. Ранее эти стандарты регламентировались ГОСТом 6.38-90, в настоящее время используется ГОСТ Р.30-2003.

    Введение стандарта на формуляр-бланк, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, это позволяет:

    • организовать централизованное изготовление бланков для писем;
    • уменьшить стоимость машинописных работ;
    • сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
    • облегчить визуальный поиск необходимой информации;
    • расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

    Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

    Согласно ГОСТ 6.38-90, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 31 реквизита. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

    1. Государственный герб (для государственных предприятий);
    2. Логотип или эмблема организации;
    3. Код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;
    4. Код документа по ОКУД (если имеется);
    5. Наименование организации (полное и сокращенное);
    6. Почтовый и юридический адрес;
    7. Номер телефонов;
    8. номер факса;
    9. Банковские реквизиты;
    10. Дата;
    11. Индекс документа (регистрационный номер);
    12. Ссылка на индекс и дату входящего документа;
    13. Адресат;
    14. Заголовок к тексту;
    15. Текст;
    16. Подпись;
    17. Фамилия и телефон исполнителя.

    При необходимости могут быть также приведены адреса электронной почты и веб сайтов организации.

    Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(9) печатаются, как правило, типографским способом.

    Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

    Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела — ВНИИДАД. Стоит отметить, что требования к официальным письмам варьируются от организации к организации, в тоже время государственные учреждения должны следовать ГОСТам в оформлении официальных писем.

    7. Деловое письмо Форма служебного письма

    Герб РФ (при необходимости)

    подразделения (при необходимости)

    на № ____ от _______

    ТЕКСТ

    Личная подпись 00.00.0000

    (для входящих писем)

    Пример исходящего письма

    624111, г. Омск, ул. Лесная, д. 21

    тел.: 15-12-45, факс: 15-78-62

    на № ____ от _______

    Об участии в выставке

    г-ну П.К. Яковлеву

    ул. Взлетная, д. 25,

    Уважаемый Петр Константинович!

    Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего Выставочного центра, опубликованными в № 7 «Экономической газеты» от 15.09.2011, направляем Вам заявку на участие в экспозиции Центра.

    Просим включить нашу организацию в число участников выставки.

    Приложение: на 3 л. в 2 экз.

    Васильева Ольга Павловна

    Личная подпись 16.11.2011

    Пример входящего письма

    664012, г. Красноярск,

    Видео (кликните для воспроизведения).

    ул. Взлетная, д. 25,

    тел.: 235-25-14, факс: 235-26-17

    на № 17/08-10 от 15.11.2011

    О рассмотрении заявки

    на участие в выставке

    66111, г. Красноярск,

    Разработать план мероприятий по подготовке к Выставке.

    Уважаемый г-н Петров!

    [1]

    Сообщаем Вам, что заявка Вашего предприятия на участие в выставочной экспозиции нашего Выставочного центра рассмотрена отборочным советом и принята к исполнению.

    Для подготовки выставочной экспозиции Вам необходимо командировать в ВЦ «МЕБЕЛЮКС» не позднее 02.12.2011 сроком на 3 дня ответственного исполнителя по вопросам участия в выставке Вашего предприятия.

    Письмо – это документ управленческого характера, являющийся основой входящей и исходящей корреспонденции. Различают самые разные его разновидности. Правила оформления зависят от конкретного вида. Основная функция писем – обеспечение связи с внешними структурами, взаимодействие между подразделениями.

    Разновидности деловых писем

    Письма подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:

    • По предмету. Различают коммерческие и деловые письма. Первые обычно составляются от имени ЮЛ. Применяются при оформлении коммерческих сделок, заключении контрактов. Деловые письма нужны для решения управленческих, организационных и юридических вопросов.
    • По цели составления. Различают информационные и рекламные письма. Первые нужны для информирования читателя о чем-либо, вторые – для стимулирования продаж.
    • По функциям. Могут быть инициативными. Предполагается, что отправитель будет ждать от получателя письма какой-либо реакции (принятия решения, письменного ответа). Второй вид документа – письма-ответы.
    • По адресату. Различают обычные (направляемые одному получателю) и циркулярные (получателей несколько).
    • По форме. Могут быть электронными и обычными.
    • По содержанию. Есть письма, в которых рассматривается только один вопрос. Но документ может содержать и сразу несколько вопросов.
    • По структуре. Регламентируемые ГОСТ и составляемые в свободной форме.
    Читайте так же:  Что такое врачебная ошибка

    Часто вид письма полностью определяет его содержание. К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой.

    Общие требования к письмам

    При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения. Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

    • Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом. Стандартизация облегчает восприятие и изложение информации, служит целям оптимизации.
    • Нейтральный тон. Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).
    • Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.
    • Лаконичность. Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.
    • Использование стандартной терминологии. Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.

    Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями. Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы.

    Структура документа

    Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

    • Обращение. Может быть общим или индивидуальным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (к примеру, «уважаемый Иван Иванович»).
    • Вводная. Фиксируются причины направления письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.
    • Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.
    • Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.

    Не существует идеальных писем. Содержание документа напрямую зависит от множества факторов. К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации.

    Составление письма по ГОСТ

    Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5. Основные нормы:

    • Цвет бумаги: белый.
    • Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
    • Дата оформления письма – это дата его подписания.
    • Ссылка на исходящий номер – это сам номер, а также дата письма, на которое отвечают.
    • Адресат – это организация, подразделение или человек.
    • В тексте могут присутствовать таблицы, графы и прочие элементы.
    • Если есть приложение, нужно указать на этот факт (к примеру «Приложение: на 2 листе в 2 экземплярах»).
    • Подпись должна сопровождаться расшифровкой.

    Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон.

    К СВЕДЕНИЮ! Фирма имеет право разрабатывать бланки самостоятельно. То есть, использование ГОСТ – это рекомендация, но необходимость.

    Деловая переписка – примеры писем

    Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию. О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.

    Образцы деловых писем

    Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные и так далее. Принципы их составления практически не отличаются друг от друга. Посмотрите еще раз на правила написания деловых писем, чтобы не допускать ошибок.

    Примеры благодарственных писем

    Пример гарантийного письма

    Образец письма-ответа

    Это наглядный пример того, каким может быть вежливое письмо, содержащее отказ:

    Пример информационного письма

    Пример письма-претензии

    Примеры писем на английском в деловой переписке

    Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке. Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз. Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский.
    Скачать письмо-благодарность клиенту на английском.
    Скачать письмо с условиями сделки на английском.
    Скачать письмо-ответ на предложение о покупке на английском.

    Структура делового письма

    Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:

    1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».

    2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно. Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!». Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений. Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее. Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.

    3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли. Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.

    4. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем). Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения. Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете предложение сотрудничества, то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить. Тогда это будет настоящим деловым письмом.

    Читайте так же:  Образец приказ о переводе работника на другую должность

    5. Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается. В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость. Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.

    6. Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением». Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем. Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.

    Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype. Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.

    И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ. Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста.

    Реквизиты служебного письма

    К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. При оформлении служебного письма стоит учитывать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма.

    Важно отметить, что ГОСТ Р 7.0.97-2016 является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки. Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти.

    Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.

    Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов

    В верхней части документа указываются:

    • дата;
    • номер;
    • ссылка на регистрационный номер и дату документа (если корреспонденция является ответом);
    • заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

    Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером. В ней содержится обращение к адресату. Ф.И.О. и должность адресата должны быть расположены в правом верхнем углу документа. По центру пишется обращение к получателю.

    От кого и кому

    Реквизиты компании отправителя чаще всего указываются на фирменном бланке компании. Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:

    • наименование компании;
    • наименование структурного подразделения, куда направлена исходящая корреспонденция;
    • должность получателя;
    • фамилия и инициалы получателя;
    • почтовый адрес организации.

    Образец письма на бланке компании

    Важно отметить, что если письмо с одинаковым содержанием необходимо отправить нескольким получателям, то в первую очередь необходимо указывать адрес основного получателя и только потом остальных.

    Москва, улица Зеленая, д. 5

    ООО «Зеленые ветки»

    Улица Фрунзе, д. 3

    Дата и номер

    После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат 17.05.2019 или 17 мая 2019 г. В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания.

    Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами.

    Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.

    При ответе на полученную служебную корреспонденцию необходимо оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату запроса». В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного. Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе.

    Кто подписывает

    Служебную корреспонденцию в основном подписывают руководители, а в случае отсутствия его на рабочем месте — его заместители или другие должностные лица, которые исполняют обязанности руководителя в период его отсутствия.

    Важно отметить, что современная деловая корреспонденция отправляется не только при помощи почты, но и с использованием телеграфа, факсов и электронной почты.

    Надо ли указывать исполнителя

    Несмотря на то, что каждое деловое послание подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т. е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.

    Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже — адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.

    Ставится ли печать

    Печати на письма обычно не ставят, но если исходящая корреспонденция носит официальный характер, оформлена на бланке организации и имеет своей целью вступить с кем-то или другой организацией в юридические (правовые) отношения и нести ответственность за все позиции, излагаемые письмом, руководство может пожелать добавить дополнительный реквизит в виде печати.

    Как оформить бланк официального письма

    Составление и получение официальных писем — неотъемлемая часть документооборота любой компании. Организации контактируют с представителями государственных органов, официальными лицами, партнерами, клиентами, контрагентами. Правильно оформленное деловое письмо на корпоративном бланке — это лицо компании. Внимательное отношение к разработке бланков поможет произвести хорошее впечатление. Недаром говорят, что совершенство складывается из мелочей.

    Из статьи вы узнаете:

    Когда использовать бланки писем?

    Официальная корреспонденция позволяет компании обмениваться информацией делового характера. Она входит в состав входящих и исходящих документопотоков организации. Существует множество видов деловых писем: рекламные,

    коммерческие гарантийные, сопроводительные, информационные, претензионные, инструктивные и т.д. Культура деловой переписки требует от предпринимателя умения правильно оформлять подобные документы. В этом может помочь заблаговременно разработанный бланк письма. Он служит визитной карточкой компании, которая демонстрирует ее стиль и формирует благоприятный имидж.
    Читайте так же:  Основания недействительности трудового договора

    Правильно оформленная деловая корреспонденция позволяет адресату получить полную информацию об отправителе, ее строгий стиль придает информации официальный характер и упрощает последующее использование документации. Это особенно важно на начальном этапе развития компании, когда расходы на рекламу еще ограничены, но уже есть необходимость создания положительного имиджа в бизнес-среде.

    Корреспонденция в фирменном стиле обладает привлекательным внешним видом. Соответствие оформления существующим госстандартам делает ее удобной в применении и хранении. Заранее утвержденная форма незаменима, когда нужно ускорить составление корреспонденции и сократить трудозатраты на ее оформление.

    Требования к оформлению бланков писем организаций

    Разработка бланка делового письма входит в обязанности службы делопроизводства. Как правило, специалист разрабатывает форму документа с учетом требований существующих стандартов, а профессиональный дизайнер оформляет его в рамках создания корпоративного стиля.

    К нормативным документам, регламентирующим правила разработки фирменных бланков, можно отнести:

    ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги.

    Данный стандарт устанавливает требования к формату бумаги. В большинстве случаев используют бумагу формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (210 х 148 мм).

    ГОСТ 6861-73 Бумага писчая цветная. Технические условия

    Содержит требования к качеству бумаги. В делопроизводстве обычно используют белую, желтую или кремовую бумагу. Такие цвета облегчают чтение: текст выглядит более контрастным. Если корреспонденция предназначена для длительного хранения, следует воспользоваться белой бумагой высшего качества, чтобы избежать выцветания текста.

    ГОСТ 28581-90 Машины пишущие механические и электромеханические

    Регламентирует шаг текста, устанавливает соотношение размеров букв и пробелов между ними.

    ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации

    Является основным стандартом для официальных документов, устанавливает требования к их оформлению.

    Образец углового бланка делового письма организации (прил. 2 рис. Б-2)

    Образец оформления продольного бланка официального письма (прил. 2 рис. Б-3)

    Скачайте документы по теме:

    Классификация бланков делового письма

    Официальные бланки классифицируются по нескольким основаниям:

    Такое расположение считается традиционным. Оно позволяет экономно использовать площадь листа, размещая данные отправителя в левом верхнем углу. Правый верхний угол используется для реквизитов адресата.

    Реквизиты расположены по центру верхней части листа. Это удобно, если у компании длинное название или есть необходимость указать реквизиты на нескольких языках. В этом случае слева помещают текст на русском, а справа — на национальном.

    Отметим, что выбор продольного или углового оформления не влияет на юридическую силу документа.

    Составителем может выступать:

    • Компания;
    • Организационное подразделение;
    • Должностное лицо.

    Оформление бланка делового письма

    Оформление фирменной корреспонденции должно соответствовать требованиям корпоративного стиля и брендбука организации при его наличии. Зачастую первое представление о компании складывается при взгляде на ее официальный бланк. Он должен быть достаточно строгим, т.к. является инструментом деловой коммуникации, и не содержать излишних декоративных элементов.

    Официальная корреспонденция может служить имиджевым инструментом, поэтому важно оформить бланк письма в соответствии с правилами типографики и требованиями делового стиля. Так, например, не стоит использовать несколько разных шрифтов, не сочетающихся между собой. Кроме того, лучше не видоизменять шрифты (подчеркивание, курсив), если на то нет достаточно объективных причин.

    При оформлении рекомендуется придерживаться следующих принципов:

    1. Избегать использования фоновых изображений, которые затрудняют чтение и не передаются при сканировании и отправке по факсу;
    2. Использовать хорошо читаемый, простой шрифт;
    3. При компоновке элементов дизайна и размещении текста оставлять чистыми поля: 20 мм. слева, 10 — справа, 20 — сверху и 20 — снизу.
    4. Неизменяемые реквизиты и контактную информацию располагать в колонтитулах, чтобы избежать непреднамеренного изменения.
    5. Не использовать для печати бумагу, плохо впитывающую чернила (глянцевую, мелованную, чтобы максимально сохранять подписи и печати.

    Реквизиты бланка официального письма

    Для того чтобы оформить бланк письма в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003, требуется расположить на нем все обязательные реквизиты:

    Герб Российской Федерации или ее субъекта (для государственных организаций);

    Логотип или товарный знак компании;

    ОГРН (основной государственный регистрационный номер);

    ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет);

    ОКПО (код компании по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий);

    ОКУД (код формы документа);

    Полное наименование организации в соответствии с уставом;

    Организационно-правовая форма (ООО, ЗАО, ОАО и т.д.)

    Справочные данные о компании-отправителе (контактная информация, банковские реквизиты);

    Отдельно располагают ограничительные отметки для следующих реквизитов:

    • дата создания;
    • регистрационный номер;
    • ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

    При необходимости оставляют ограничительные отметки для верхней границы зоны реквизитов:

    • адресат (Наименование компании-адресата в именительном падеже);
    • заголовок к тексту (кратко раскрывает содержание документа, не является наименованием вида документа);
    • отметка о контроле;
    • текст.

    Юридической силой обладает корреспонденция с подписью должностного лица, составившего документ, и печатью организации. При этом, согласно ГОСТ 6.30-2003, подпись должна быть поставлена собственной рукой отправителя. Печать заверяет ее подлинность и используется, как правило, для финансово значимой документации, а также при удостоверении прав должностных лиц.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    К необязательным реквизитам относятся: отметка о наличии и количестве приложений, а также отметка об исполнителе, идентификатор электронной копии.

    Образец бланка делового письма

    Для того чтобы правильно оформить бланк письма, рекомендуется обратиться к существующим государственным стандартам, а именно ГОСТу 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный стандарт содержит образцы бланков, которые необходимо использовать любой организации при разработке собственной формы документации.

    Источники


    1. ред. Славин, М.М. Становление судебной власти в обновляющейся России; М.: Институт государства и права РАН, 2013. — 880 c.

    2. Тихомирова, Л. В. Долевое строительство жилья. Правовые акты, материалы судебной практики / Л.В. Тихомирова. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2016. — 128 c.

    3. Кулаков В. В., Каширина Е. И., Карапетян Л. А., Старков О. В. Правоведение; Феникс — Москва, 2011. — 224 c.
    4. Оксамытный, В.В. Теория государства и права / В.В. Оксамытный. — М.: ИМПЭ-ПАБЛИШ, 2004. — 563 c.
    5. Бредихин, А. Л. Правоведение. Учебное пособие / А.Л. Бредихин. — М.: Феникс, 2015. — 256 c.
    Официальное письмо образец бланк
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


    УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

    8 800 350 84 37

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here