Акт уничтожения документов

Важная информация и советы на тему: "Акт уничтожения документов". В статье собраны ответы на многие сопутствующие вопросы. Если вы все же не найдете ответ, или необходимо актуализировать информацию, то обращайтесь к дежурному юристу.

Приложение N 21. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

См. данную форму в редакторе MS-Word и образец ее заполнения

Приложение N 21
к пп. 3.15, 4.11, 4.13 Правил

Заголовок дела (групповой заголовок документов)

Номер ед.хр. по описи

Количество ед. хр.

Сроки хранения и номера статей по перечню

>
N 22. Акт о неисправимых повреждениях архивных документов
Содержание
Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Акт на уничтожение документов

Тип документа: Акт

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 33,5 кб

Уничтожение документов проводится в соответствии с правилами делопроизводства и положениями закона «Об архивной деятельности в Российской Федерации».

Этими двумя нормативными актами устанавливаются сроки хранения документов на предприятиях и в организациях, порядок их уничтожения и правила составления Акта об уничтожении документов.

Виды документов

Существует четко регламентированная градация видов документов, в основу которой положена значимость документа. В соответствии с градацией установлены сроки хранения документации на предприятии. Так, существуют документы официальные, личные, простые, сложные, секретные и внутренние. Исходя из их значимости, сроки хранения могут быть временными или постоянными.

Все документы хранятся в оперативном обращении предприятия или организации в течение двух лет, после чего передаются в архив предприятия. При подготовке сдачи в архив производится экспертиза ценности документов, в ходе которой устанавливается срок их хранения или возможность их уничтожения.

Документы, не представляющие собой юридической, политической или культурной ценности, подлежат уничтожению. В каждом ведомстве действуют межотраслевые перечни сроков хранения для того или иного типа документов. Руководствуясь перечнем, экспертиза по отбору выделяет:

  • ценные документы, подлежащие передаче в государственный архив;
  • ценные документы, сдающиеся в архив предприятия с условием их хранения не менее 10 лет;
  • ценные документы сроком хранения до 10 лет, которые будут храниться в соответствующих отделах предприятия, например, бухгалтерские документы — в бухгалтерии;
  • ненужные документы с истекшим сроком хранения, подлежащие уничтожению.

Выводы экспертизы оформляются в письменном виде раздельно по документам в зависимости от их дальнейшей судьбы. Так, составляются:

  1. перечень документов и дел постоянного хранения;
  2. перечень документов и дел для хранения сроком свыше 10 лет;
  3. перечень документов и дел для хранения менее 10 лет.

Перечень документов, отобранных для уничтожения, оформляется в виде Акта о выделении документов к уничтожению.

Перечни рассматриваются экспертной комиссией и передаются на апробацию руководителю предприятия или организации.

Во исполнение решения экспертной комиссии канцелярия предприятия приступает к уничтожению документов.

Сам процесс уничтожения происходит в составе нескольких человек и оформляется Актом об уничтожении документов.

Процедура уничтожения и составление акта

Просто выбросить в мусорный контейнер ненужные документы не получится. Они должны быть действительно уничтожены. Способ уничтожения выбирается самостоятельно. Это может быть:

  1. сожжение;
  2. измельчение с последующим выбрасыванием в мусоросборники;
  3. измельчение со сдачей в макулатуру;
  4. заключение договора с предприятием, специализирующимся на утилизации документов. В этом случае документы сдаются в их первозданном виде как макулатура. Сам факт сдачи на утилизацию оформляется договором и актом о сдаче-приеме.

Комиссия, уничтожившая или сдавшая документы утилизатору, составляет Акт об уничтожении. Правила делопроизводства не дают обязательной схемы составления акта, а значит, он составляется в произвольной форме, с использованием обязательных для любого документа компонентов:

  • даты и места составления акта;
  • ФИО и должность лица, руководящего уничтожением и составляющего акт;
  • ФИО и должности участников комиссии по уничтожению;
  • описание действия. Например «Комиссия по уничтожению документов, в составе…, в соответствии с приказом руководителя предприятия, сожгла (измельчила, сдала в утилизацию) следующие документы»;
  • список уничтоженных документов. Если объем слишком велик, то можно отказаться от поименного перечисления и ограничиться указанием количества дел, или общим весом бумаг. В этом случае к Акту потребуется сделать приложение, в котором документы должны быть перечислены (например, «Входящие письма за 20.. год»);
  • подписи всех членов комиссии.

Акт на уничтожение документов является внутренним актом предприятия, поэтому заверять его печатью нет смысла. Будет достаточно его апробации (визирования) руководителем предприятия или организации.

Акт подлежит хранению в оперативном доступе в течение двух лет. Поскольку Акт — это тоже документ, то по прошествии двух лет следующая экспертная комиссия определит его дальнейшую судьбу — подлежит ли он уничтожению или будет сдан в архив.

Образец акта об уничтожении документов

Как оформить уничтожение документации

Организация в своей деятельности создает большое количество документов. У каждого есть свой срок хранения. По истечении этого срока, их необходимо уничтожить. Ликвидация оформляется актом об уничтожении (приказ Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526 — приложение 21)

Чтобы уничтожить бумаги в организации, необходимо провести экспертизу их ценности. Для этого формируется экспертная комиссия, которая отбирает документацию и оформляет акт об уничтожении. Он представляет собой список всей документации, которую необходимо уничтожить. Хранить их необходимо в отдельной папке не менее 5 лет.

Образец акта о выделении документов к уничтожению

Порядок заполнения

Разберем порядок заполнения формы на примере. Допустим, что ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало комиссию по утилизации, которая состоит из четырех человек:

  • Иванов И.И. – председатель комиссии;
  • Петров И.Н. – секретарь;
  • а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.
Читайте так же:  Письмо в налоговую инспекцию о не предоставлении юридического адреса

По результатам экспертизы, комиссия решила утилизировать все накопившиеся банковские выписки за 2009 и 2010 год.

Шаг 1. Заполним «шапку» формы: наименование организации, номер акта, место составления.

Шаг 2. Заполним строки ниже. Строка «Название фонда» заполняется при уничтожении документации в архиве.

Шаг 3. Заполним табличную часть:

  • укажем порядковый номер в хронологической последовательности;
  • укажем заголовок дела — необходимо внести названия бумаг, если они однородны, то их можно внести в один порядковый номер. В нашем случае заголовком будет «Банковские выписки»;
  • заполним крайние даты — это даты окончания срока действия бумаг, в примере — 2009 и 2010 годы;
  • номера описей необходимо поставить, если при передаче дел в архив создавалась опись. В нашем примере графа остается пустой;
  • далее указывается номер дела, который присвоен в номенклатурном перечне;
  • запишем количество единиц хранения. В нашем примере — «1 папка»;
  • укажем срок хранения документации и номера статей по перечню.

[2]

Шаг 4. Укажем, как организация будет ликвидировать документацию. Она может быть уничтожена самой организацией или передана для уничтожения специализированной компании.

Шаг 5. Укажем необходимые подписи в акте.

Образец акта списания документов на уничтожение заполнен.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Обязанность хранить их указана в законе «О бухгалтерском учете» (№ 402-ФЗ ОТ 06.12.2011 — ст. 29). Законодательными и нормативно-правовыми актами срок хранения устанавливается согласно правилам архивного дела, в среднем — 5 лет после отчетного года.

Сроки хранения документов организации, в том числе бухгалтерских, установлены в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 и составляют:

  • сводная консолидированная и годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно;
  • квартальная отчетность, аудиторские заключения, документы учетной политики, первичка, расчетно-платежные ведомости, регистры бухгалтерского учета хранятся пять лет.

Несоблюдение сроков хранения грозит организации штрафом, поскольку считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета (ст. 15.11 КоАП).

Акт уничтожения дел, документов и изданий с грифом «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности в аппарате Центральной избирательной комиссии Российской Федерации

Тип документа: Акт

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 4,5 кб

Бланк документа

Скачать образец документа

На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000) и Номенклатуры дел Центральной избирательной комиссии Российской Федерации отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы.

  • Акт: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Акт» по всему сайту
  • «Акт уничтожения дел, документов и изданий с грифом «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности в аппарате Центральной избирательной комиссии Российской Федерации».doc
  • Скачано документов

Занесено в базу

Внесены исправления в

  • Договоры
  • Все документы

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Акт уничтожения персональных данных на бумажных носителях

Если компания больше не нуждается в информации о своих сотрудниках или клиентах, то она обязана уничтожить носители с персональными данными этих лиц. Это нужно сделать, чтобы информация не попала к злоумышленникам. Уничтожение должно сопровождаться работой специально созданной комиссии, а также составлением и подписанием соответствующего акта. Как правильно его оформить, читайте в статье.

Общие сведения

Персональные данные — это любая информация, относящаяся к физическому лицу (клиенту или сотруднику предприятия). К персональным данным относятся ФИО, место и дата рождения, семейное положение, сведения об имуществе и т.д.

Любое учреждение, юридическое лицо или ИП, производящее обработку персональных данных, называется оператором персональных данных.

Уничтожение персональных данных — это действия, итогом которых будет невозможность восстановления сведений о физических лицах — уничтожение материальных носителей информации. Такие процедуры проводят, когда данные теряют актуальность (сотрудник уволился, работа с клиентом закончена) либо субъект отозвал согласие на обработку персональных данных и т.д.

Законодательное регулирование

Самый главный нормативный акт в данной сфере — это закон «О персональных данных» — ФЗ №152 от 27.07.2006 года. Он содержит информацию об условиях обработки, хранении сведений, правах и обязанностях оператора и субъекта персональных данных и т.д. Именно на этот документ нужно ссылаться при составлении акта об уничтожении персональных данных.

Кроме того, в зависимости от ситуации можно обращаться к другим законодательным документам, посвященным сфере работы с персональными сведениями физических лиц.

В отношении ответственности и контроля в данной области ужесточились нормы, они прописаны в Постановлении Правительства №146 от 13.02.2019 г.

Порядок уничтожения персональных данных

Для сведения к минимуму ошибок при процедуре при ее осуществлении необходимо соблюдать определенный законодательством порядок:

  1. В компании приказом руководства должна быть создана специальная комиссия для выявления неактуальных персональных данных и последующего их уничтожения и составления сопроводительного акта. К такому делу чаще всего привлекают сотрудников кадрового отдела, бухгалтерии, делопроизводителей.
  2. Комиссия выявляет список необходимых для ликвидации документов и проводит процедуру уничтожения.
  3. Комиссия составляет акт с перечнем уничтоженных документов. Функция этой бумаги — удостоверить, что процедура была совершена по всем правилам. Члены комиссии в подтверждение этого ставят на акте свои подписи.
  4. Уничтоженные бумажные носители с персональными данными должны быть списаны с различных книг и журналов учета подобного рода документов.

Важно! Если из организации увольняются сотрудники, то оригиналы, а в некоторых случаях еще и копии документов должны быть выданы им на руки, уничтожению подвергаются только копии документов и только после определенного срока хранения. То же самое касается клиентов компании.

Способы уничтожения

Информация на уничтожаемых носителях не должна быть подвержена восстановлению. В случае с бумажными носителями используют такие способы уничтожения, как измельчение (ножницами или с помощью шредера), сжигание, гидрообработка. При данной обработке носители будут невосстановимы.

Читайте так же:  Когда заканчивают платит алименты

За результативность процесса несут ответственность члены специально созданной комиссии в компании.

Составляем акт уничтожения персональных данных на бумажных носителях

Акт можно написать от руки или набрать на компьютере и впоследствии распечатать и подписать. Желательно брать «фирменный бланк» компании с ее реквизитами.

Итак, в шапке документа должны быть:

  1. Наименование оператора персональных данных. Это название организации.
  2. Отметка руководителя об утверждении акта. Здесь должны быть указаны дата подписания, должность и подпись с расшифровкой. Блок заполняется в последнюю очередь.
  3. Наименование документа.
  4. Место составления.
  5. Дата составления.

Далее начинается основная часть, где указывают следующее:

  1. Состав комиссии. Пишут должности и ФИО членов комиссии и председателя.
  2. На основании какого документа действует комиссия (приказ, распоряжение). Чаще всего это приказ.
  3. Ссылку на закон о персональных данных — ФЗ №152 от 27.07.2006 г.
  4. Дату уничтожения.
  5. Тип носителей.
  6. Список уничтоженных документов. Его можно оформить в виде таблицы с следующими графами: порядковый номер, номер и наименование носителя, примечание или пояснение.
  7. Каким путем было проведено уничтожение данных.
  8. Основание для проведения процедуры уничтожения.

Завершают документ подписи председателя и членов комиссии. После подписания акт передают руководителю для утверждения. Он ставит свою подпись в соответствующей графе на бланке.

В идеале в документе не должно быть ошибок (орфографических, грамматических и любых других). Если вдруг была обнаружена фактическая ошибка, то ее, конечно, нужно исправить, используя стандартный порядок исправления и завизировав внесенные коррективы. При большом количестве ошибок лучше взять новый бланк, заполнить его, а старый документ уничтожить.

Инструкция: уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Пошаговая инструкция по уничтожению документов

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации серьезными последствиями: крупными штрафами или уголовным преследованием. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Корректный порядок уничтожения документов состоит из нескольких этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия. Р уководитель издает приказ в произвольной форме о ее создании. Необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается. На основании критериев ценности определяется время сохранения, по требованиям, закрепленным в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя. Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, и те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется. Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их разрешено измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. Способ прописывают в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это приведет, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его составляют в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Видео (кликните для воспроизведения).

Особенности уничтожения секретной документации

Кроме обычных бумаг, в организациях встречается документация со специальными грифами — секретная. В 2019 году инструкция по уничтожению секретных документов состоит из шагов:

  1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
  2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
  3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами определяются специальным приказом руководителя организации.

Наказание за нарушения

В 2019 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:

  • для граждан — от 100 до 300 рублей;
  • для должностных лиц — от 300 до 500 рублей.

За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:

  • для должностных лиц — в размере от 5000 до 10 000 рублей;
  • для юрлиц — от 20 000 до 50 000 рублей.

Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):

  • 200 рублей — за каждый непредоставленный налоговый документ;
  • 10 000 рублей — за потерю документов за налоговый период;
  • 30 000 рублей — за потерю первички за несколько отчетных периодов.

Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.

Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.

Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:

  • принудительные работы;
  • запрет занимать определенные должности;
  • запрет заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет;
  • лишение свободы на срок до 2 лет.

Акт об уничтожении документов

Как оформить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения? Зависят ли особенности процедуры от вида документации? Кто должен заниматься уничтожением служебных бумаг, и какие нормы регламентируют этот процесс?

Из статьи вы узнаете:

В основе деятельности любой организации лежит множество видов служебной документации. Она регламентирует бизнес-процессы и является их подтверждением. Именно поэтому все официальные бумаги хранятся в компании до истечения их сроков хранения. Эти сроки определяются на законодательном уровне. Что касается локальных норм компании, то функцию регламентирования в данном случае выполняет номенклатура дел организации. Узнайте больше о сроках хранения официальных бумаг в организации

Читайте так же:  Характеристика на ребенка в органы опеки из детского сада

Утилизация служебных бумаг проводится ежегодно. Это обусловлено тем, что многие из них теряют свою актуальность и ценность по прошествии определенного срока. Данная процедура строго актируется и имеет ряд важных нюансов.

Кто и когда оформляет акт об уничтожении документов и дел

Для того чтобы определить, какие бумаги подлежат утилизации, необходимо провести экспертизу их ценности. В компании создают специальную экспертную комиссию, в состав которой включают не менее двух сотрудников.

Состав комиссии утверждается приказом руководителя. Впоследствии эти сотрудники будут нести ответственность за все этапы процедуры.

В состав комиссии, как правило, входят: представители структурных подразделений, юрист, главный бухгалтер, кадровый специалист и сотрудник, ответственный за архивное хранение.

Экспертиза ценности должна проводиться несколько раз:

  • по окончании календарного года и завершении формирования дел;
  • по истечению установленных сроков хранения;

Цель оценки — удостовериться в том, что выделенная к утилизации документация не содержит актуальной и важной для компании информации и обладает завершенным сроком хранения. Узнайте, какие виды документации подлежат уничтожению

В ходе работы экспертная комиссия выполняет следующие процедуры:

  1. Проверка дел на предмет наличия бумаг с истекшим сроком хранения;
  2. Отбор документации, утратившей практическую ценность;
  3. Оформление протокола заседания комиссии;
  4. Заполнение акта о выделении документов к уничтожению;
  5. Передача на утилизацию;

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Одной из причин утилизации официальных бумаг можно считать истечение срока их хранения. Руководствуясь номенклатурой дел организации, комиссия отбирает бумаги с истекшим сроком для утилизации и составляет акт о выделении документов к уничтожению. Образец бланка можно найти в приложении №11 к п. 3.7.2. «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов» (утверждены Приказом №19 Минкультуры России от 18.01.07).

Как правило, список таких бумаг составляет лицо, осуществляющее процедуру утилизации. В него вносят полный перечень наименований, предназначенных к данной процедуре. Обязательно должны быть даны отсылки к нормативно-правовой базе, являющейся основанием для утилизации. Акт утилизации необходимо утвердить у руководителя компании. Только после этого можно приступать к последнему этапу. После окончания процедуры факт ее завершения фиксируется экспертной комиссией, что подтверждается соответствующей отметкой.

Акт на уничтожение бухгалтерских документов

Бухгалтерская документация текущего характера обладает сроком временного хранения до 10 лет. Ее не включают в архивный фонд, а хранят на местах, в соответствующих отделах. По истечении установленных сроков и проведения экспертизы ценности эти бумаги утилизируются. Согласно Приказу Министерства Культуры №526 от 31.03.2015, проверку ценности проводят с периодичностью раз в год.

Бухгалтерскую документацию, срок хранения которой закончился, изымают из подразделений организации. В ходе данной процедуры важно проследить за тем, чтобы ее срок истек до 31 декабря предшествующего года. В случае, когда он завершается в текущем году, утилизацию можно будет провести лишь через год.

В перечне на утилизацию приводят полный список ликвидируемых бумаг. Кроме того, данный список можно отразить в отдельной описи, оформив ее как приложение.

Акт уничтожения архивных документов

В архивах организаций экспертиза ценности документации может быть проведена в двух случаях:

  1. при подготовке к передаче дел в центральные архивы;
  2. при выделении дел с истекшими сроками хранения;

Каждое дело, помеченное отметкой ЭПК, подлежит полистному просмотру. Это необходимо, чтобы выявить бумаги постоянного срока хранения, которые могут быть в подшивке. После этого дело выделяется к утилизации и включается в список.

Акт уничтожения документов, не подлежащих хранению, составляется службой делопроизводства. После согласования его необходимо утвердить у руководителя компании, который несет ответственность за ее архивный фонд. В случае, когда организация считается источником комплектования муниципальных или государственных архивов, описи дополнительно необходимо направить на рассмотрение вышестоящей ЭПК.

Акт об уничтожении документов образец 2018 года

Образец акта уничтожения документов с истекшим сроком содержится в приложении №11 к п. 3.7.2. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов». Данный образец является типовой формой, и его можно использовать для учета официальной документации компании.

Типовой бланк акта уничтожения документов состоит из двух частей: шапки и перечня официальных бумаг, предназначенных к утилизации.

Шапка содержит следующие сведения:

  1. Наименование организации;
  2. Название и идентификационный номер;
  3. Гриф утверждения;
  4. Сведения об основаниях для проводимых процедур (ссылка на перечни документов с указанием сроков их хранения);

Основная часть представляет собой таблицу с перечислением заголовков утилизируемых дел или обобщенных заголовков групп. В перечне указывают крайние даты служебных бумаг, объединенных в группу или дело. Приводят также номера описей дел, проиндексированных в соответствии с номенклатурой дел компании. Кроме того, фиксируют установленный срок хранения в соответствии с определенным перечнем.

После табличной части следуют визы согласования:

  • ЭПК (для организаций, передающих архивные дела в государственные и муниципальные архивы);
  • ЭК (заполняется после проведения экспертизы в соответствии с протоколом ЦЭК);

При передаче дел на утилизацию силами сторонней организации в акте может быть проставлена соответствующая отметка. Она содержит наименование сторонней компании, сведения о количестве переданных ей архивных единиц и их суммарном весе, номер и дату оформления приемо-сдаточной накладной. Если компания выполняет утилизацию своими силами, необходимо выпустить отдельный акт, подтверждающий фактическое уничтожение документации в полном объеме.

[1]

Далее проставляется отметка о внесении изменений в описи дел с подписью ответственного сотрудника.

Гриф утверждения генеральным директором компании проставляется после заполнения первой части. Это дает руководителю возможность исключить из перечня те бумаги, которые попали туда по ошибке или все еще имеют некоторую ценность для предприятия.

Акт об уничтожении документов: образец заполнения

В акт необходимо внести подготовленные на утилизацию деловые бумаги, которые признаны утратившими практическое значение, а также те, срок хранения которых истек. Кроме них в перечень должны быть внесены:

  • копии и дубликаты оригиналов, хранящихся в делах;
  • поврежденная или частично утраченная документация, большая часть содержания которой не может быть восстановлена.

Хранение акта на уничтожение документов

Акт служит подтверждением того, что официальная документация не была утеряна или испорчена. Он фиксирует факт физического уничтожения служебных бумаг в установленные законодательством сроки и свидетельствует о правильной организации архивной работы.

Если он составляется в структурном подразделении, потребуется оформление двух экземпляров. Один из них передается в делопроизводственную службу, второй — хранится в делах подразделения. Срок хранения при этом не ограничен законодательно и считается постоянным. В случае если организацию будет закрыта или ликвидирована, ее руководитель обязан передать его в вышестоящие архивы: муниципальный или городской.

Читайте так же:  Образец заявления об отмене судебного приказа по коммунальным платежам

Акт об уничтожении документов в МВД России, утративших практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности

Тип документа: Акт

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 4,7 кб

Бланк документа

Скачать образец документа

  • Акт: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Акт» по всему сайту
  • «Акт об уничтожении документов в МВД России, утративших практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности».doc
  • Скачано документов

Занесено в базу

Внесены исправления в

  • Договоры
  • Все документы

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Любая бумага имеет свой срок хранения. В архивных организациях и компаниях с продолжительной историей существования может пригодиться акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В нем прописываются важные моменты, необходимые для соблюдения всей процедуры по уничтожению макулатуры.

Причем в архив передаются только те документы, которые не подлежат уничтожению в 10-летний отрезок времени. Все иные сдаются в центральный архив организации (при наличии такового). Но оттуда бумаги с истекшим сроком хранения тоже нужно время от времени ликвидировать, так как даже 75-летнее хранение не означает вечное.

Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специально созванная комиссия.

Федеральный закон №125-ФЗ от 22 октября 2004 года предусматривает время содержания каждого вида официальной бумаги. Он описывает архивную деятельность в целом. Также Перечни утверждены:

  • Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года (информация содержится в указателе);
  • Приказом Минкультуры №1182 от 31 июля 2007 года;
  • Главархивом СССР от 15 августа 1988 года – регулирует время архивного хранения государственных документов;
  • Постановлением ФКЦБ №03-33/пс от 16 июля 2003 года и др.

Принципиально важные пункты

Акт в подавляющем большинстве случаев является приложением к какому-либо основному документу. Об этом должна присутствовать пометка в правом верхнем углу. Для удобства утверждения прямо под ссылкой расположено место для подписи руководителя (с должностью и расшифровкой) и даты.

Что содержится в первой части акта

Обязательно в верхнем разделе акта должны быть указаны следующие данные:

  • номер и место заполнения акта;
  • наименование фонда, из которого изымаются документы (при наличии);
  • самое главное – основания, по которому те или иные бумаги могут быть уничтожены.


Для оптимизации пространства остальная информация оформлена в виде таблицы. Графы ее обязательны для заполнения и имеют следующие наименования:
  • порядковый номер строки;
  • заголовок уничтожаемого дела или групповое название документации;
  • крайние даты;
  • идентификационные номера прикладываемых описей;
  • индекс дела согласно номенклатуре, при отсутствии – нумерация по описи;
  • общее количество единиц хранения, подлежащих уничтожению;
  • время хранения;
  • номера статей согласно Перечню;
  • примечания.


Каждая из граф информативна если не для филиала организации, то для ее архива. После таблицы подводятся ее итоги. Отдельная графа выделена под описание итогового количества единиц хранения, описанных в таблице. Эти данные представляются цифрами и прописью.

Также указываются годы выпуска подлежащих уничтожению документов, согласована ли указанная информация с архивом. Если да, то с каким именно (заполняется номер и дата протокола этого согласования).

Подпись на акте ставит лицо, ответственное за экспертизу ценности бумаг. Расшифровка подписи и дата – обязательны. Но на этом акт не заканчивается. Вторая его часть посвящена непосредственно утилизации документов в качестве макулатуры.

Чему посвящена вторая часть

Вторая часть описывает:

  • количество единиц документации, подлежащей уничтожению;
  • ее общий вес;
  • место, куда сдается макулатура (название предприятия);
  • дата и номер приемно-сдаточной накладной по этим бумагам;
  • должность работника, который сдавал документацию для утилизации;
  • дата и подпись этого работника с расшифровкой;
  • кто из работников архива вносил изменения в учетные бумаги: должность, подпись и ее расшифровка.

Причем правый верхний угол продолжения документа должен содержать ссылку на номер приложения, которым является акт.

Стоит иметь в виду, что каждый экземпляр того или иного документа имеет свой «срок годности». Что касается всех первичных документов, то минимальный срок их хранения составляет 4 года. Если же это бухгалтерские бумаги (или имеющие к ним отношение), то они не подлежат уничтожению все 5 лет.

Всего существует 12 разделов документации. Срок «жизни» документов из каждого из них регулируется своей законодательной базой. Более того, один закон или перечень иногда противоречит другому. Правило здесь одно: чем дольше – тем лучше. С особой же тщательностью подходят к хранению кадровых бумаг.

Важный момент! Если производство связано с влиянием негативных факторов, ведется работа в трудных условиях, то автоматически вся первичная документация относительно работников сохраняется не менее 75 лет.

Все кадровые бумаги классифицированы по сроку хранения:

  • 1 год — графики отпусков, информация о не принятых на работу гражданах, бланки;
  • 3 года — бумаги для подтверждения записей в трудовых книжках, записи, касающиеся соблюдения трудовой дисциплины;
  • 5-летний период — отчеты и предписания, касающиеся техники безопасности на предприятии, выписки по охране труда, ознакомление с техникой безопасности, командировочные, бумаги по финансовой деятельности фирмы;
  • 50 лет — аттестаты (и другие документы об образовании), удостоверения, трудовые и другие предоставленные для хранения в организации личные документы сотрудников;
  • 75 лет — личные карточки работников, их трудовые договоры.

Проверка налоговой службы при этом – необходимый этап для официальной процедуры изъятия документов. Без нее такие действия не считаются законными.

Читайте так же:  Утеря свидетельства о браке как восстановить в другом городе

Исключение из правил – государственные структуры. Там сроки хранения документов кадровой политики другие. Да и охраняться документы там должны тщательнее. Обязательно для них обращение в правоохранительные органы при утере какой-либо бумаги. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в этом случае составляется только в архиве, после сохранения в специальном помещении госструктуры.

Собрание ЦЭК (Центральной экспертной комиссии) обязательно при составлении подобного рода бумаг. Она может существовать постоянно, ее созыв утверждается каждый год, и с этой же периодичностью производится изъятие и уничтожение документации, потерявшей свою ценность.

Образец акта на уничтожение документов

За годы работы любая компания накапливает лишнюю документацию, избавиться от которой правильно поможет акт об уничтожении документов. Этот несложный в оформлении документ зафиксирует, от чего именно и каким образом избавилась фирма. Рассказываем, в каких ситуациях и по каким причинам утилизируют утратившие силу бумаги, у кого есть такое право, что написать в акте об уничтожении и сколько его хранить.

Причины утилизации документов

Деятельность любой средней или крупной компании сопряжена с бумажной работой, итогом которой становится накопление килограммов лишней документации. Часть устаревших договоров, приказов, распоряжений, отчётов не имеет никакой ценности. Чтобы архив предприятия не зарастал лишними бумагами, важно своевременно утилизировать их. Законная причина избавления от ненужных документов только одна — истёкший срок хранения.

Никаких других оснований для избавления от приказов, актов и договоров не может быть. Перед сдачей в архив все дела проходят тщательную обработку. Например, секретарь или архивариус должны не только сортировать их по группам, видам и годам, но и своевременно избавляться от черновиков, вторых экземпляров и копий.

Учтите, что истечение срока хранения необязательно должно становиться причиной утилизации. Если документ требуется в работе, можно и нужно сохранить его.

Порядок утилизации документов

Однако при избавлении от лишней части архива необходимо соблюсти определённый порядок. Сначала архивариусы или секретарь составляют список документации, подлежащей утилизации. Это будут приказы, решения, договоры, отчёты с истёкшим сроком хранения (в архиве есть регламент, где указано, сколько хранятся разные виды документации).

На следующем этапе готовятся акты о выделении документов к уничтожению. Это таблица, где указаны:

  • заголовок дела — в архивах дела сгруппированы подшивками, например, «Приказы генерального директора»;
  • годы;
  • количество дел или листов;
  • сроки хранения;
  • в каком виде передаются — папками, коробками, россыпью.

Когда акты на уничтожение готовы, создаётся комиссия. Достаточно двух сотрудников из разных структурных подразделений и представителя руководства. Они оценивают предлагаемый список, проводят экспертизу документов на уничтожение, чтобы по ошибке не утилизировать то, что пока нельзя или что может потребоваться в работе.

Затем комиссия выбирает способ уничтожения: сжигание, измельчение ручную или шредером, передачу специализированной компании по утилизации бумаг. Сжигание трудно безопасно организовать в офисных условиях. Рвать вручную большие объёмы бумаг займёт много времени. Шредер справляется с небольшими партиями бумаг, но его нужно отдельно покупать или арендовать. Сдать часть архива специализированной компании, которая уничтожит его — самый простой вариант (если в передаваемых бумагах нет секретных данных или подрядчик гарантирует конфиденциальность).

Далее пишут отдельный акт или делают отметку, что документы уничтожены в уже подготовленных актах на уничтожение.

Обзор законодательства

У любой организации есть право разработать собственный порядок утилизации устаревшей части архива. В его основу стоит положить:

  • Закон об архивном деле.
  • Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учёте.
  • Перечень типовых управленческих архивных документов.
  • Основные правила работы архивов организаций.

Необходимо соблюдать законодательно установленные сроки хранения разных категорий. Например, у бухгалтерских документов он не может быть меньше 5 лет с даты окончания отчётного периода. В остальном компании свободны в обращении с документацией, методах её утилизации и документальном оформлении.

Образец Акта об уничтожении документов

Рассмотрим образец акта на уничтожение документов. У него нет единой унифицированной формы, поэтому любое юридическое лицо вправе разработать свой вариант бланка. Рекомендуется отразить в шаблоне следующую информацию:

  • наименование и реквизиты фирмы;
  • наименование документа;
  • состав комиссии, приказ о её создании (номер и дата);
  • номер акта на уничтожение, который подготовили в архиве;
  • список утилизированной документации в виде таблицы, с указанием категории, сроков хранения и количества листов (папок, коробок, килограмм);
  • способ уничтожения;
  • дата;
  • подписи всех членов комиссии.

Срок хранения актов об уничтожении

Другой важный вопрос — сколько составляет срок хранения актов об уничтожении документов. Время обязательного хранения таких документов составляет 5 лет, но рекомендуется сохранять их весь период существования компании. Дело в том, что подтверждение уничтожения того или иного акта, отчёта или договора может потребоваться даже через несколько лет. Например, в суде.

Заключение

Видео (кликните для воспроизведения).

Уничтожать архив предприятия с истёкшим сроком хранения может только специально созданная комиссия, которая проведёт экспертизу и подтвердит, что они утратили силу и не представляют ценности для компании. Утилизация обязательно оформляется актом, в котором перечисляют, что именно и в каком виде уничтожено. У такого акта нет унифицированной формы, но рекомендуется представлять информацию в виде таблицы с точным указанием наименований, годов и количества утилизированных документов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источники


  1. Отсутствует Теория государства и права / Отсутствует. — М.: АСТ, 2012. — 127 c.

  2. Очерки конституционной экономики. 10 декабря 2010 года. Госкорпорации — юридические лица публичного права. — М.: Юстицинформ, 2010. — 456 c.

  3. Дмитриев, О. В. Экономическая преступность и противодействие ей в условиях рыночной системы хозяйствования / О.В. Дмитриев. — М.: ЮРИСТЪ, 2005. — 400 c.
  4. Решения конституционных (уставных) судов субъектов Российской Федерации. 1992-2008 (комплект из 7 книг). — М.: Издательский дом «Право», 2016. — 298 c.
  5. Герасимова, Л.П.; Зубко, Ю.А. Шпаргалка по коммерческому праву; Аллель-2000, 2011. — 167 c.
Акт уничтожения документов
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here